Como criar uma marca de cosmética na Europa: guia completo

Lançar uma marca de cosmética é entusiasmante, e a Europa é um dos mercados mais atrativos do mundo, com um único conjunto de regras em todos os países da UE. É também um dos mais regulamentados. Este guia mostra como criar uma marca de cosmética na Europa pela ordem certa, da primeira ideia à primeira venda, para evitar o erro dispendioso de imprimir embalagens antes de a fórmula estar comprovadamente segura.

A resposta curta

Para criar uma marca de cosmética na Europa precisa de um conceito de produto claro, de uma fórmula fabricada segundo as boas práticas de fabrico, de uma pessoa responsável estabelecida na UE, de uma avaliação de segurança (CPSR) assinada e sustentada por dados de estabilidade e microbiológicos, de um rótulo conforme e de uma notificação no portal CPNP da UE antes da primeira venda. Estas obrigações decorrem do Regulamento (CE) n.º 1223/2009. Se as seguir por ordem, o lançamento é previsível. Se saltar etapas, o produto pode ser travado mais tarde.

Passo 1: defina o produto, o mercado e as alegações

Comece por saber a quem se destina o produto, o que faz e onde o vai vender. Estas respostas determinam a categoria (cuidados da pele, cuidados capilares, maquilhagem, fragrância), os países-alvo e as alegações que pode fazer. Decida cedo que declarações quer na embalagem, como “pele sensível” ou “longa duração”, porque cada uma exige provas ao abrigo do Regulamento das Alegações (UE) n.º 655/2013. Uma gama pequena e focada de dois a quatro produtos é mais fácil de documentar do que vinte e dá-lhe espaço para aprender.

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Passo 2: escolha como o produto é fabricado

Tem três vias habituais:

• Fabricá-lo você mesmo. Controlo total, mas tem de seguir as boas práticas de fabrico (a ISO 22716 é a norma reconhecida), com higiene, equipamento e registos de lotes documentados, mesmo numa startup montada à mesa da cozinha.
• Recorrer a um fabricante por contrato. O fabricante produz segundo a sua fórmula ou a dele e traz o seu próprio sistema de qualidade. Continua a ser responsável pelo produto no mercado se for o titular da marca.
• Marca própria ou marca branca. Vende uma fórmula já pronta com o seu nome. É a via mais rápida, mas verifique quem detém os documentos de segurança e se cobrem a sua embalagem final e as suas alegações.

Qualquer que seja a via, obtenha a lista completa de ingredientes com percentagens, as especificações dos fornecedores e uma SDS das matérias-primas, porque todos os passos seguintes dependem delas.

Passo 3: nomeie a pessoa responsável

Todos os cosméticos colocados no mercado da UE precisam de uma pessoa responsável estabelecida na UE. Para um produto fabricado na UE, é normalmente o fabricante. Se importar, é geralmente o importador, a menos que o fabricante de fora da UE dê um mandato escrito a uma pessoa sediada na UE. Uma marca que vende sob o seu próprio nome assume geralmente este papel. A pessoa responsável responde pela segurança, pelo dossiê de informação do produto, pela notificação e pelo rótulo, e o seu nome e endereço constam da embalagem. É uma responsabilidade legal, não uma formalidade, por isso escolha uma pessoa ou empresa que consiga realmente manter os documentos.

Passo 4: obtenha a avaliação de segurança (CPSR)

Antes do lançamento, a pessoa responsável tem de dispor de um relatório de segurança do produto cosmético. Tem a Parte A, com os dados de segurança sobre a fórmula, e a Parte B, a avaliação assinada por um avaliador de segurança qualificado. O avaliador precisa de dados fiáveis: a fórmula, a informação das matérias-primas, a estabilidade, a qualidade microbiológica e, nos produtos de base aquosa, a eficácia da conservação. A nossa visão geral do CPSR explica as partes e como o trabalho é organizado. Reunir os dados primeiro poupa tempo, porque o avaliador não pode concluir com informação em falta.

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Passo 5: teste a fórmula e a embalagem

Os testes sustentam o relatório e as suas decisões sobre prazo de validade e rótulo:

• Um teste de estabilidade e compatibilidade mostra como o produto e a embalagem se comportam ao longo do tempo e sustenta a data de durabilidade ou o período após abertura.
• Um teste de especificações microbiológicas verifica a qualidade do produto acabado.
• Um challenge test comprova que o sistema conservante funciona em produtos de base aquosa.
• Um teste epicutâneo pode sustentar alegações de tolerância como “adequado a pele sensível”.

Sempre que possível, realize os testes na fórmula final e na embalagem final. Uma alteração da fórmula ou da embalagem depois dos testes pode exigir a repetição de parte do trabalho.

Passo 6: construa o dossiê de informação do produto

O dossiê de informação do produto reúne o relatório de segurança, a fórmula, o método de fabrico, a declaração sobre as boas práticas de fabrico, a prova das alegações e os dados sobre ensaios em animais. Tem de estar disponível no endereço da pessoa responsável durante dez anos após a colocação no mercado do último lote. Crie-o desde o primeiro dia como uma pasta viva, em vez de o reconstruir a partir de e-mails no final.

Passo 7: desenhe um rótulo conforme

O rótulo tem de mostrar a pessoa responsável e o endereço na UE, o país de origem nas importações, o conteúdo nominal, a data de durabilidade mínima ou o período após abertura, as precauções, o número do lote, a função se não for evidente e a lista completa de ingredientes INCI, na língua de cada mercado. Se houver fragrância, verifique se os alergénios têm de ser nomeados. Não envie a arte final para impressão antes de o relatório de segurança estar assinado, porque os avisos e o prazo de validade decorrem dele. As alegações na embalagem têm de corresponder às provas do seu dossiê.

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Passo 8: notifique o produto no CPNP

Antes da primeira venda, a pessoa responsável notifica o produto no Portal de Notificação de Produtos Cosméticos. A notificação é gratuita e dá às autoridades e aos centros antivenenos acesso à informação essencial. Inclui a categoria, o nome, a pessoa responsável, o país de origem nas importações, a presença de nanomateriais e de substâncias CMR e a formulação-quadro. Uma notificação não é uma aprovação e não substitui o relatório de segurança.

Passo 9: escolha como e onde vender

As lojas online, os mercados online e o comércio físico têm a mesma base legal, mas os seus requisitos podem diferir. Muitos mercados online e retalhistas pedem o relatório de segurança, o rótulo, o comprovativo de notificação e os relatórios de testes antes de listar o produto. Se vende além-fronteiras, verifique as regras linguísticas do rótulo e eventuais regras locais para o tipo de produto. Planeie a logística, as devoluções e um processo para reclamações: a pessoa responsável também tem de tratar os efeitos indesejáveis, por isso mantenha um sistema simples para receber e registar comunicações.

Passo 10: construa o essencial do negócio em paralelo

Enquanto o dossiê técnico é construído, prepare a vertente empresarial: uma estrutura societária, um nome de marca que possa usar e proteger como marca registada nos mercados-alvo, um seguro de responsabilidade civil de produto se a seguradora ou os retalhistas o pedirem e acordos com fornecedores. Estes passos não pertencem à legislação cosmética, mas são normalmente necessários para abrir contas com retalhistas e para sobreviver a uma reclamação de qualidade. Verifique cada ponto com um advogado ou consultor que conheça o seu país.

Erros comuns das marcas novas

• Encomendar embalagens antes das verificações de segurança. Uma alteração da fórmula pode tornar as caixas inúteis.
• Presumir que a documentação do fornecedor o cobre. Os documentos de um fabricante por contrato raramente cobrem as suas alegações finais.
• Sem pessoa responsável na UE. Especialmente comum em marcas de fora da UE.
• Alegações sem provas. “Hipoalergénico” ou “testado dermatologicamente” sem um estudo.
• Saltar os testes de conservação. Um produto de base aquosa sem prova de conservação é um risco para si e para o utilizador.

Uma lista de verificação de lançamento

1. Conceito de produto, mercado e alegações definidos.
2. Via de fabrico escolhida, GMP documentadas.
3. Pessoa responsável nomeada.
4. Dados de estabilidade, microbiológicos e de challenge test prontos.
5. CPSR assinado no dossiê de informação do produto.
6. Rótulo verificado face ao CPSR e às provas das alegações.
7. Notificação CPNP concluída.
8. Processo de reclamações e retirada de produtos implementado.

Perguntas frequentes

Quanto tempo demora o lançamento?

Depende sobretudo da formulação e do tempo de testes. Os testes de estabilidade decorrem ao longo de semanas, e o relatório de segurança segue-se quando os dados completos estiverem disponíveis. Comece a recolha de dados o mais cedo possível.

Preciso de uma empresa antes de começar?

Pode desenvolver o produto como particular, mas a pessoa responsável e qualquer venda estão normalmente ligadas a uma entidade jurídica. Pergunte a um consultor do seu país.

Uma marca de fora da UE pode vender na Europa?

Sim, desde que exista uma pessoa responsável estabelecida na UE e o produto cumpra todos os requisitos. Sem ela, o produto não pode ser colocado no mercado da UE.

Principais conclusões

• Siga a ordem: conceito, fórmula, pessoa responsável, testes, relatório de segurança, rótulo, notificação.
• Teste antes de imprimir e mantenha um dossiê de informação do produto vivo.
• Cada alegação na embalagem precisa de provas no dossiê.
• A recolha gratuita de amostras por DHL e os relatórios assinados tornam simples a parte dos testes.