UFI-Code für Kosmetik: Ist eine Giftnotrufmeldung nötig?

Wer schon einmal genau auf einen Spülmaschinentab oder eine Klebstoffflasche geschaut hat, kennt den 16-stelligen Code, der mit „UFI:“ beginnt. Viele Markeninhaber fragen sich dann, ob ein UFI-Code auch auf Kosmetik Pflicht ist. Fertige kosmetische Mittel brauchen weder einen UFI-Code noch eine Meldung an die Giftinformationszentren, weil sie von der EU-CLP-Verordnung ausgenommen sind; die Giftinformationszentren erhalten Kosmetikdaten stattdessen über das CPNP. Die Regel kann eine Kosmetikmarke trotzdem treffen, sobald sie gefährliche Produkte verkauft, die keine Kosmetika sind. Dieser Leitfaden zeigt, wo die Grenze verläuft.

Die kurze Antwort

Der UFI (Unique Formula Identifier, eindeutiger Rezepturidentifikator) und die Giftnotrufmeldung (Poison Centre Notification, PCN) sind Pflichten nach Artikel 45 und Anhang VIII der CLP-Verordnung (EG) Nr. 1272/2008. CLP gilt nicht für kosmetische Mittel in ihrem Fertigzustand, die für den Endverbraucher bestimmt sind. Ihre Cremes, Shampoos, Lippenstifte und Parfums werden nach der Kosmetikverordnung (EG) Nr. 1223/2009 im Notifizierungsportal für kosmetische Mittel (CPNP) gemeldet, und auf ihr Etikett kommt kein UFI. Verkaufen Sie daneben gefährliche Gemische, die keine Kosmetika sind, etwa Raumsprays, Flüssigkeiten für Duftstäbchen oder biozide Handgele, können diese Produkte einen UFI und eine Meldung benötigen.

Was ist ein UFI-Code?

Ein UFI ist ein 16-stelliger alphanumerischer Code, der ein Produkt auf dem Markt mit den Zusammensetzungsdaten verknüpft, die sein Lieferant für die Giftinformationszentren eingereicht hat. Er wird mit dem kostenlosen UFI-Generator der ECHA aus der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmens und einer frei gewählten Rezepturnummer erzeugt. Auf dem Etikett steht er mit dem Präfix „UFI:“, meist in der Nähe der übrigen Gefahrenhinweise.

Ruft jemand bei einem Giftnotruf an, weil ein Kind ein Produkt verschluckt hat, fragt die Fachkraft nach dem UFI. Damit findet sie innerhalb von Sekunden das genaue Gemisch, seine gefährlichen Bestandteile und deren Konzentrationen, statt anhand des Markennamens raten zu müssen.

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Was ist eine Meldung an die Giftinformationszentren?

Anhang VIII der CLP-Verordnung, eingefügt durch die Verordnung (EU) 2017/542, hat die Informationen harmonisiert, die Unternehmen den von jedem EU-Land für die gesundheitliche Notfallversorgung benannten Stellen übermitteln müssen. Er gilt für Importeure und nachgeschaltete Anwender, auch für Formulierer und Umetikettierer, die Gemische in Verkehr bringen, die aufgrund ihrer Gesundheits- oder physikalischen Gefahren eingestuft sind. Die Meldung enthält die Produktidentifikatoren, den UFI, Einstufung und Kennzeichnung, toxikologische Angaben, die Zusammensetzung und eine Produktkategorie aus dem Europäischen Produktkategorisierungssystem (EuPCS).

Die Pflichten wurden nach Verwendung gestaffelt eingeführt: Gemische für Verbraucher und gewerbliche Anwender ab 1. Januar 2021, Gemische für die industrielle Verwendung ab 1. Januar 2024. Für Gemische, die bereits nach älteren nationalen Systemen gemeldet waren, galt eine Übergangsfrist bis 1. Januar 2025. Heute muss jedes betroffene gefährliche Gemisch im harmonisierten Format gemeldet sein, in den meisten Ländern über das Einreichungsportal der ECHA.

Warum fertige Kosmetika ausgenommen sind

Artikel 1 Absatz 5 der CLP-Verordnung legt fest, dass die Verordnung für bestimmte Produkte im Fertigzustand, die für den Endverbraucher bestimmt sind, nicht gilt. Kosmetische Mittel gehören dazu, ebenso wie Arzneimittel, Medizinprodukte und Lebensmittel. Da Anhang VIII Teil der CLP-Verordnung ist, entfallen für fertige Kosmetika auch die Pflichten zu UFI und Meldung. Aus demselben Grund braucht ein fertiges Kosmetikum kein CLP-Gefahrenetikett und kein Sicherheitsdatenblatt (SDB) nach REACH: Kosmetika haben ein eigenes System, aufgebaut auf Sicherheitsbewertung, Produktinformationsdatei (PIF) und CPNP.

Wie Giftinformationszentren stattdessen an Kosmetikdaten kommen

Bevor ein Kosmetikum in der EU in Verkehr gebracht wird, meldet die verantwortliche Person es im CPNP (Artikel 13 der Kosmetikverordnung). Teil dieser Meldung ist die Rahmenrezeptur, die den Produkttyp und die Bereiche seiner wichtigsten Inhaltsstoffkategorien beschreibt. Die Europäische Kommission stellt diese Informationen den Giftinformationszentren und vergleichbaren Stellen zur Verfügung, damit sie nach einem Unfall auch ohne UFI medizinisch beraten können. Deshalb muss ein Kosmetikum nicht doppelt gemeldet werden.

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Wo eine Kosmetikmarke doch auf die UFI-Pflicht trifft

Viele Beauty- und Wellnessmarken verkaufen mehr als Kosmetik. Entscheidend sind Zweckbestimmung und Aufmachung des Produkts, nicht das Regal, in dem es steht. Häufig unter CLP statt unter die Kosmetikverordnung fallen:

• Raumdüfte: Flüssigkeiten für Duftstäbchen, Raum- und Wäschesprays sowie Duftwachs. Duftstoffallergene und Lösemittel führen oft zu einer Einstufung, zum Beispiel als hautsensibilisierend oder als entzündbare Flüssigkeit.
• Handdesinfektionsmittel mit biozider Auslobung: Sie sind Biozidprodukte, keine Kosmetika, und alkoholische Gele sind meist als entzündbar eingestuft.
• Ätherische Ölmischungen für Diffuser: Werden sie nicht zur Anwendung am Körper angeboten, sind sie chemische Gemische, und die meisten ätherischen Öle tragen Gefahreneinstufungen.
• Reinigungs- oder Desinfektionsmittel für Salons oder Behandlungsräume, die Sie unter Ihrer Marke verkaufen.

Ist ein solches Gemisch aufgrund einer Gesundheits- oder physikalischen Gefahr eingestuft, braucht es ein CLP-Etikett, ein Sicherheitsdatenblatt für gewerbliche Kunden, einen UFI auf dem Etikett und eine Giftnotrufmeldung für jedes EU-Land, in dem es verkauft wird. Gemische, die nur wegen Umweltgefahren eingestuft sind, fallen nicht unter die Meldepflicht.

Rohstoffe: der UFI im Sicherheitsdatenblatt Ihres Lieferanten

UFIs begegnen Ihnen oft in den Unterlagen Ihrer Rohstoffe. Parfumöle, Konservierungsmittelmischungen und manche Wirkstoffkonzentrate sind gefährliche Gemische. Ihre Lieferanten melden sie daher und können den UFI in Abschnitt 1.1 des Sicherheitsdatenblatts angeben, ein Feld, das die Verordnung (EU) 2020/878 in das SDB-Format aufgenommen hat. Dieser UFI gehört zum Gemisch des Lieferanten. Verwenden Sie das Parfumöl in einer Lotion, ist die fertige Lotion ein Kosmetikum und übernimmt den UFI nicht. Kopieren Sie ihn also nicht auf Ihr Etikett.

Bewahren Sie diese Sicherheitsdatenblätter aber auf. Ihr Sicherheitsbewerter nutzt die darin enthaltenen Angaben zu Zusammensetzung, Gefahren und Toxikologie für den CPSR (Sicherheitsbericht), und sie gehören in Ihre Produktinformationsdatei.

So erhalten Sie einen UFI, wenn Ihr Produkt einen braucht

1. Einstufung bestätigen. Stufen Sie das Gemisch nach CLP ein; Abschnitt 2 des Sicherheitsdatenblatts zeigt das Ergebnis.
2. UFI erzeugen. Nutzen Sie den UFI-Generator der ECHA mit Ihrer USt-IdNr. und einer Rezepturnummer. Produkte mit identischer Zusammensetzung können einen UFI teilen.
3. Meldung vorbereiten. Sammeln Sie Identifikatoren, Einstufung, Kennzeichnungselemente, Toxikologie und die vollständige Zusammensetzung und wählen Sie die EuPCS-Kategorie.
4. Einreichen. Nutzen Sie das ECHA-Einreichungsportal oder das nationale System, wo ein Land noch eines verwendet, und wählen Sie jeden Markt, in dem Sie verkaufen.
5. UFI drucken. Bringen Sie ihn mit dem Präfix „UFI:“ auf dem Etikett an und aktualisieren Sie die Meldung bei jeder Änderung von Zusammensetzung oder Etikett.

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Häufige Fehler

• Einen UFI „sicherheitshalber“ auf ein Kosmetikum drucken. Er ist nicht vorgeschrieben, und ein Code ohne passende Meldung kann Giftinformationszentren verwirren.
• Ein Raumspray als Kosmetikum behandeln. Ein Produkt, das in die Luft gesprüht wird, wird nicht am Körper angewendet; es ist ein CLP-Gemisch.
• Änderungen vergessen. Ändert sich die Zusammensetzung eines gemeldeten Gemischs über die Toleranzen in Anhang VIII hinaus, muss die Meldung aktualisiert werden, und in der Regel ist ein neuer UFI nötig.

Wo SDB und CPSR ihren Platz haben

Denken Sie an zwei parallele Wege. Kosmetika folgen der Kosmetikverordnung: ein von einem qualifizierten Sicherheitsbewerter unterzeichneter CPSR, unterstützende Daten wie Ergebnisse zur Stabilität und Mikrobiologie, die PIF und die CPNP-Meldung. Gefährliche chemische Produkte folgen CLP und REACH: Einstufung, Etikett, UFI, Giftnotrufmeldung und ein Sicherheitsdatenblatt mit 16 Abschnitten. Eine Marke, die beides verkauft, braucht beide Unterlagensätze. Wer weiß, welches Produkt wohin gehört, spart Zeit und vermeidet Etikettenfehler.

Häufig gestellte Fragen

Brauche ich einen UFI, um meine Kosmetik in mehreren EU-Ländern zu verkaufen?

Nein. Eine einzige CPNP-Meldung deckt den gesamten EU-Markt für ein kosmetisches Mittel ab, und kein Land verlangt dafür einen UFI.

Darf ich freiwillig einen UFI auf mein Kosmetikum drucken?

Es bringt keinen Nutzen. Ein Kosmetikum wird nicht über das PCN-System gemeldet, daher würde der Code ein Giftinformationszentrum nicht zu Ihren Daten führen.

Braucht mein Parfumöl einen UFI?

Wird es als Kosmetikum zur Anwendung auf der Haut verkauft, nein. Wird dasselbe Öl für einen Diffuser oder eine Duftlampe verkauft, ist es ein chemisches Gemisch und braucht einen UFI, wenn es wegen Gesundheits- oder physikalischer Gefahren eingestuft ist.

Das Wichtigste in Kürze

• Fertige Kosmetika fallen nicht unter CLP und brauchen daher weder UFI noch Giftnotrufmeldung.
• Giftinformationszentren erhalten Kosmetikdaten über die Rahmenrezeptur im CPNP.
• Raumdüfte, biozide Handgele und Diffuser-Öle sind oft gefährliche Gemische, die einen UFI brauchen.
• Ein UFI im SDB eines Lieferanten gehört zu diesem Rohstoff, nicht zu Ihrem fertigen Kosmetikum.