Come etichettare piccoli contenitori cosmetici e campioni

Piccoli balsami labbra, roll-on da 10 ml, mini da viaggio e campioni in bustina pongono tutti la stessa domanda pratica: come si fa a etichettare i contenitori cosmetici di piccole dimensioni quando c’è a malapena spazio per il nome del brand? Questa guida spiega quali informazioni richiede l’UE, che cosa può spostare sull’astuccio esterno o su un foglietto, quali esenzioni esistono per le confezioni molto piccole e i campioni gratuiti, e come progettare un’etichetta a norma e ancora leggibile.

La risposta breve

Le dimensioni ridotte non eliminano gli obblighi di etichettatura. Ai sensi dell’articolo 19 del Regolamento (CE) n. 1223/2009, un prodotto cosmetico deve riportare nome e indirizzo della persona responsabile, contenuto nominale, data di durata minima o periodo dopo l’apertura, precauzioni, numero di lotto, funzione ed elenco degli ingredienti. Quando il contenitore è troppo piccolo, diversi elementi possono essere riportati sull’imballaggio esterno o su un foglietto, un’etichetta, un nastro, un cartellino o una scheda allegati o acclusi, ma alcuni elementi devono restare sul contenitore stesso. I campioni gratuiti non sono esentati dalle norme di sicurezza, ma solo da alcuni elementi di etichettatura.

Quali informazioni deve riportare un’etichetta cosmetica?

L’articolo 19 elenca le indicazioni obbligatorie. Sia il contenitore sia l’imballaggio esterno dovrebbero riportare, con caratteri indelebili, facilmente leggibili e visibili:

• il nome o la ragione sociale e l’indirizzo della persona responsabile (e, per le importazioni, il paese di origine);
• il contenuto nominale al momento del confezionamento, in peso o volume;
• la data di durata minima (“da utilizzare preferibilmente entro fine”) o il simbolo del periodo dopo l’apertura;
• le precauzioni particolari d’uso, comprese le eventuali avvertenze obbligatorie degli allegati;
• il numero di lotto o altro riferimento di identificazione;
• la funzione del prodotto, a meno che non risulti chiara dalla presentazione;
• l’elenco degli ingredienti, con nomi INCI, preceduto dalla parola “Ingredients”.

La persona responsabile è l’ancora giuridica dell’etichetta. Se non è sicuro di chi sia per il Suo prodotto, la nostra guida al CPSR spiega come il ruolo si collega al fascicolo di sicurezza.

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Che cosa si può spostare fuori da un contenitore molto piccolo?

Il regolamento riconosce che alcuni elementi semplicemente non ci stanno. In pratica esiste la seguente agevolazione, di solito quando è “impossibile per ragioni pratiche” stampare l’elemento sul contenitore:

• Precauzioni d’uso ed elenco degli ingredienti: possono comparire su un foglietto, un’etichetta, un nastro, un cartellino o una scheda acclusi o allegati al prodotto. Il contenitore riporta allora un rimando, cioè l’informazione abbreviata oppure il simbolo della mano aperta e del libro dell’Allegato VII del regolamento, che indirizza l’utilizzatore a quel documento.
• Numero di lotto: se il contenitore è troppo piccolo, può comparire solo sull’imballaggio esterno. Se non c’è imballaggio esterno, deve comunque trovarsi da qualche parte sul prodotto.
• Elenco degli ingredienti per articoli come saponi, bombe da bagno e piccoli prodotti simili: può essere esposto su un avviso in immediata prossimità del contenitore in cui il prodotto è offerto in vendita.

Due elementi restano quasi sempre sul contenitore: nome e indirizzo della persona responsabile (almeno in forma abbreviata) e il riferimento del lotto, a meno che non si applichi l’agevolazione dell’imballaggio esterno. Verifichi il testo vigente dell’articolo 19 e le indicazioni della Sua autorità nazionale prima di finalizzare, perché la formulazione e i dettagli contano.

Esistono esenzioni per le confezioni molto piccole e i campioni?

Sì, ma limitate. Il contenuto nominale non deve essere indicato per le confezioni contenenti meno di 5 grammi o 5 millilitri, per i campioni gratuiti e per le confezioni monodose. Le autorità applicano la stessa logica a bustine e fiale destinate a un solo uso. Queste esenzioni riguardano l’indicazione del contenuto. Non eliminano gli altri elementi e non eliminano gli obblighi di sicurezza.

Un campione gratuito è comunque un prodotto cosmetico che Lei mette a disposizione delle persone. Richiede una valutazione della sicurezza, un fascicolo informativo del prodotto e ingredienti conformi. Se distribuisce una versione mini di un prodotto, la tratti come un prodotto con una propria confezione e una propria etichetta.

Data di durata minima o simbolo PAO?

I prodotti con durata superiore a 30 mesi non richiedono una data di durata, ma devono riportare il simbolo del periodo dopo l’apertura, un vasetto aperto con un numero di mesi. I prodotti con una vita più breve riportano la data, con la dicitura “da utilizzare preferibilmente entro fine” o il simbolo della clessidra, seguita da mese e anno, oppure giorno, mese e anno. I contenitori molto piccoli usano spesso solo il simbolo, perché fa risparmiare spazio. Si assicuri che il numero di mesi sia supportato da dati. Un test di stabilità e compatibilità è il modo abituale per sostenere shelf life e PAO, e conta ancora di più per le mini, perché un prodotto si comporta in modo diverso in un vasetto da 5 ml rispetto a uno da 50 ml.

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Come si progetta un’etichetta che ci stia?

Parta dall’elenco normativo e proceda a ritroso, non dalla grafica. Alcune tattiche pratiche:

• Usi l’astuccio esterno. Riporti sulla scatola l’elenco completo degli ingredienti, le avvertenze e l’indirizzo, e lasci sul contenitore brand, nome del prodotto, contenuto (se richiesto), simbolo PAO, lotto e un indirizzo breve.
• Usi un’etichetta a libretto. Un’etichetta a libretto o peel-and-reveal su un tubetto o una bottiglia offre un’area di stampa molte volte maggiore.
• Usi un foglietto accluso o un hang tag. Il simbolo della mano aperta sul contenitore indica all’utilizzatore di leggerlo.
• Mantenga il carattere leggibile. La legge non fissa una dimensione minima del carattere nel testo dell’articolo 19, ma le autorità si aspettano caratteri che un consumatore normale possa leggere senza fatica. Un grigio molto chiaro su una superficie curva non supera la prova.

Quale lingua è richiesta?

La lingua delle precauzioni d’uso e della dicitura sulla funzione è stabilita da ciascuno Stato membro in cui il prodotto è venduto, di solito la lingua ufficiale. Nelle confezioni multilingue non riduca le traduzioni a una dimensione che nessuno riesce a leggere. Un’etichetta a libretto o un foglietto in più lingue è meglio di un testo microscopico. I nomi degli ingredienti usano l’INCI e non vanno tradotti.

Errori che vediamo sui contenitori piccoli

• Omettere l’indirizzo della persona responsabile perché “il sito web è sull’etichetta”. Un indirizzo web non è un indirizzo.
• Stampare l’elenco degli ingredienti sull’astuccio, ma vendere le mini senza astuccio.
• Usare il simbolo PAO con un numero di mesi mai testato.
• Ritenere che un campione gratuito non richieda un rapporto di sicurezza.
• Dimenticare un’avvertenza obbligatoria degli allegati, ad esempio per certe tinture per capelli, protezioni solari o prodotti contenenti particolari conservanti.

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Le etichette devono corrispondere al CPSR e al PIF?

Sì. Le avvertenze in etichetta derivano dalla conclusione del valutatore della sicurezza nella Parte B del CPSR, e l’elenco degli ingredienti deve corrispondere alla formula nel fascicolo informativo del prodotto. Se una mini è un riempimento separato della stessa formula, i dati sulla confezione e la compatibilità devono comunque essere coperti. Conservi nel fascicolo una bozza di etichetta e la aggiorni ogni volta che la grafica cambia. Il nostro test microbiologico di specifica e, per i prodotti a base acquosa, il challenge test vengono eseguiti sul prodotto nel suo tipo di confezione reale, dove pertinente, quindi ci comunichi se il contenitore del campione differisce dal formato standard.

Una rapida checklist prima della stampa

1. Confermi nome e indirizzo UE della persona responsabile.
2. Elenchi tutti gli elementi obbligatori e indichi quali stanno sul contenitore.
3. Decida dove va il resto: astuccio, etichetta a libretto, foglietto, cartellino.
4. Aggiunga il simbolo della mano aperta se le informazioni sono altrove.
5. Verifichi durata o PAO rispetto ai dati dei test.
6. Verifichi che il codice del lotto sia leggibile e permanente.
7. Verifichi i requisiti linguistici di ciascun paese di destinazione.
8. Confronti l’elenco degli ingredienti con la formula finale.

Domande frequenti

Posso etichettare i piccoli contenitori cosmetici solo con il nome del brand?

No. Il solo nome del brand non basta. Come minimo il contenitore richiede di solito i dati della persona responsabile, il riferimento del lotto e il simbolo PAO o la data, con il resto fornito sull’imballaggio esterno o su un foglietto allegato.

I campioni gratuiti richiedono un elenco degli ingredienti?

In genere sì. I campioni gratuiti sono esentati dall’indicazione del contenuto, non dall’elenco degli ingredienti. Se non può stare sulla bustina, può andare su una scheda acclusa o allegata, con il simbolo di rimando sul campione.

La regola è diversa nel Regno Unito?

La Gran Bretagna segue una propria versione mantenuta delle norme, con una persona responsabile e un indirizzo nel Regno Unito, quindi verifichi l’etichetta per ogni mercato separatamente.

Punti chiave

• Le dimensioni non sono una scusa: ogni elemento obbligatorio deve comparire in un punto consentito.
• Utilizzi l’imballaggio esterno, un foglietto o un’etichetta a libretto per ingredienti e avvertenze, e il simbolo della mano aperta per rimandarvi.
• Le esenzioni per campioni e confezioni inferiori a 5 g o 5 ml riguardano solo l’indicazione del contenuto.
• Shelf life, PAO e avvertenze devono essere supportati dai Suoi documenti di sicurezza.