Sprzedaż kosmetyków na Amazon w UE: wymagania zgodności

Amazon może zaprezentować Państwa produkt milionom europejskich kupujących, ale platforma handlowa nie zmienia prawa. Jeśli chcą Państwo sprzedawać kosmetyki na Amazon w UE, obowiązują te same zasady dotyczące bezpieczeństwa, dokumentacji i oznakowania co w sklepie stacjonarnym, a sam marketplace dokłada własne kontrole. Ten poradnik wyjaśnia, czego potrzeba przed wystawieniem oferty, dlaczego oferty bywają blokowane i jak raz przygotować dokumenty.

Krótka odpowiedź

Aby sprzedawać kosmetyki na Amazon w UE, produkt potrzebuje osoby odpowiedzialnej z UE, CPSR, dokumentacji informacyjnej produktu, zgłoszenia CPNP i zgodnej z przepisami etykiety, a oferta musi odpowiadać tej etykiecie. Marketplace może też żądać dokumentów, takich jak raporty bezpieczeństwa lub karty charakterystyki, dlatego warto mieć je pod ręką w formie cyfrowej.

Czy prawo traktuje sprzedaż online inaczej?

Nie. Rozporządzenie (WE) nr 1223/2009 dotyczy produktów kosmetycznych wprowadzanych na rynek UE, niezależnie od tego, czy są sprzedawane w sklepie, na własnej stronie internetowej, czy przez marketplace. Jeśli sprzedają Państwo konsumentom w UE, nawet spoza jej terytorium, wprowadzają Państwo produkt na rynek UE, a więc produkt musi spełniać wymogi rozporządzenia. Rola Amazon jako platformy niesie dalsze obowiązki, głównie na gruncie aktu o usługach cyfrowych (DSA), oraz własne zasady sprzedawców.

Przeczytaj też Zgodność marki kosmetycznej influencera: podstawy

Wymóg 1: osoba odpowiedzialna z UE

Każdy kosmetyk potrzebuje osoby odpowiedzialnej z siedzibą w UE (lub EOG), której nazwa i adres widnieją na etykiecie. Jeśli produkują Państwo w UE, może to być Państwa firma. Jeśli działają Państwo poza UE, potrzebny jest importer lub wyznaczona osoba odpowiedzialna. Bez niej produkt nie może być legalnie sprzedawany, niezależnie od sposobu wystawienia oferty.

Wymóg 2: ocena bezpieczeństwa i CPSR

Przed premierą wykwalifikowana osoba oceniająca bezpieczeństwo musi ocenić gotowy produkt i podpisać CPSR (Część A z informacjami o bezpieczeństwie i Część B z oceną). To dokument, o który marketplace i organy nadzoru pytają najczęściej, a wytyczne Komisji w decyzji 2013/674/UE określają, co powinien zawierać. CPSR opiera się na danych o stabilności, jakości mikrobiologicznej i konserwacji gotowego produktu.

Wymóg 3: dokumentacja informacyjna produktu

Dokumentacja informacyjna produktu (PIF) to pełna teczka produktu: opis, CPSR, metoda produkcji i oświadczenie o GMP, dowody deklarowanych efektów oraz informacje o badaniach na zwierzętach. Należy ją przechowywać przez dziesięć lat od wprowadzenia na rynek ostatniej partii i udostępniać pod adresem osoby odpowiedzialnej. Marketplace zwykle nie potrzebuje całej dokumentacji, ale organy nadzoru mogą jej zażądać w każdej chwili, więc musi ona istnieć przed pierwszą sprzedażą.

Przeczytaj też Jak sprzedawać kosmetyki w UE: lista kontrolna krok po kroku

Wymóg 4: zgłoszenie CPNP

Przed wprowadzeniem produktu na rynek osoba odpowiedzialna zgłasza go w portalu zgłaszania produktów kosmetycznych (CPNP). Portal nie zatwierdza produktów, ale zgłoszenie jest obowiązkowe. Marketplace może żądać numeru zgłoszenia CPNP lub innego dowodu, zależnie od zasad kategorii, dlatego potwierdzenie warto przechowywać razem z dokumentacją.

Wymóg 5: etykieta zgodna z prawem

Etykieta (a często także opakowanie zewnętrzne) musi zawierać informacje wymagane przez artykuł 19 rozporządzenia, w języku wymaganym przez kraj sprzedaży w zakresie spraw uregulowanych prawem krajowym. Typowe elementy:

• nazwa i adres osoby odpowiedzialnej oraz kraj pochodzenia w przypadku importu;
• zawartość nominalna;
• data minimalnej trwałości lub symbol okresu po otwarciu;
• numer partii;
• funkcja produktu;
• środki ostrożności i ostrzeżenia;
• lista składników z nazwami INCI.

Przy sprzedaży w kilku krajowych sklepach Amazon przed zamówieniem opakowań warto sprawdzić wymogi językowe dla każdego kraju.

Oferta jest częścią oznakowania i deklaracji

Strony produktów, treści A+, obrazy i filmy to materiały marketingowe i muszą spełniać te same zasady dotyczące deklaracji co opakowanie. Rozporządzenie (UE) nr 655/2013 wymaga, aby deklaracje były prawdziwe, poparte dowodami i niewprowadzające w błąd. W przypadku ofert oznacza to, że:

• Nie wolno deklarować działania leczniczego, takiego jak leczenie lub uleczenie schorzenia.
• Nie wolno używać określeń „klinicznie potwierdzone”, „testowane dermatologicznie” ani „hipoalergiczny”, chyba że dokumentacja to potwierdza.
• Lista składników, zawartość i ostrzeżenia na stronie muszą odpowiadać rzeczywistej etykiecie.
• Nazwę i adres osoby odpowiedzialnej należy podać tam, gdzie marketplace wymaga informacji o produkcie.

Niezgodność między ofertą a etykietą to bardzo częsty powód skarg i zdjęcia oferty.

Przeczytaj też Lista kontrolna badań kosmetyku przed wprowadzeniem na rynek

Karty charakterystyki i zasady wysyłki

Kosmetyki zazwyczaj nie są „substancjami niebezpiecznymi” w takim sensie jak chemikalia, ale aerozole, perfumy, produkty do paznokci i inne łatwopalne lub ciśnieniowe wyroby mogą podlegać przepisom transportowym lub magazynowym. Marketplace i przewoźnicy często żądają karty charakterystyki (SDS), aby ocenić te produkty. Zgodna z REACH, 16-sekcyjna karta SDS w językach Państwa rynków może oszczędzić długiego opóźnienia. Należy pamiętać, że SDS jest dokumentem dotyczącym zagrożeń i nie zastępuje CPSR.

Obowiązki marketplace: akt o usługach cyfrowych i przepisy o bezpieczeństwie produktów

Zgodnie z aktem o usługach cyfrowych (rozporządzenie (UE) 2022/2065) internetowe platformy handlowe muszą zbierać i weryfikować dane identyfikacyjne przedsiębiorców, którzy sprzedają za ich pośrednictwem, i należy się spodziewać próśb o nie przy rejestracji. Rozporządzenie w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów (UE) 2023/988, obowiązujące od grudnia 2024 r., również nakłada obowiązki na internetowe platformy handlowe, jednak kosmetyki są w większości objęte własnym prawem sektorowym, więc podstawowym zbiorem przepisów pozostaje rozporządzenie kosmetyczne. W razie wątpliwości, jak te regulacje współgrają w przypadku danego produktu, warto zasięgnąć opinii wykwalifikowanego doradcy.

Dlaczego oferty na Amazon bywają blokowane

• Brak CPSR lub PIF w chwili, gdy marketplace o nie prosi.
• Brak adresu osoby odpowiedzialnej lub adres spoza UE.
• Obraz etykiety w ofercie nie zgadza się z tekstem oferty.
• Deklaracje bez poparcia lub sformułowania lecznicze.
• Brak listy składników lub ostrzeżeń.
• Zmiana receptury po przygotowaniu dokumentów.

Każdej z tych sytuacji można uniknąć, jeśli dokumenty istnieją przed rejestracją produktu.

Praktyczny schemat przygotowań

1. Potwierdzić osobę odpowiedzialną z UE i adres na etykiecie.
2. Przetestować gotowy produkt: stabilność, mikrobiologię oraz, dla produktów na bazie wody, challenge test.
3. Uzyskać podpisany CPSR i skompletować PIF.
4. Zgłosić produkt w CPNP i zapisać potwierdzenie.
5. Sprawdzić etykietę, a następnie zbudować ofertę na podstawie tekstu i obrazów z etykiety.
6. Mieć gotowe do przesłania cyfrowe kopie CPSR, raportów z badań, SDS (jeśli dotyczy) i dowodu CPNP.
7. Wszystko sprawdzać ponownie przy każdej zmianie receptury lub opakowania.

Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę sprzedawać na Amazon, mając tylko zestaw dokumentów brytyjskich lub amerykańskich?

Nie. W UE osoba odpowiedzialna, format CPSR i zgłoszenie CPNP podlegają przepisom UE. Dokumenty brytyjskie i amerykańskie nie są wymienne, dlatego dla sklepów w UE trzeba przygotować dokumentację unijną.

Czy potrzebuję CPSR dla każdego wariantu?

Jeśli receptura się różni, zazwyczaj tak, albo osoba oceniająca obejmuje uzasadnioną rodzinę produktów. Kolory, kompozycje zapachowe i rozmiary mogą zmieniać ocenę, dlatego warto zapytać ją, jak je pogrupować.

Czy Amazon sam sprawdza mój CPSR?

Procedury marketplace różnią się w zależności od kategorii i zmieniają się w czasie. Niektóre oferty są weryfikowane na żądanie, a organy nadzoru mogą niezależnie skontrolować dokumentację. Warto przygotować się tak, jakby miano o nią zapytać.

Najważniejsze wnioski

• Sprzedaż na Amazon w UE oznacza wprowadzenie produktu na rynek UE ze wszystkimi jego przepisami.
• Potrzebne są osoba odpowiedzialna z UE, CPSR, PIF, zgłoszenie CPNP i zgodna z przepisami etykieta.
• Oferta to marketing i musi odpowiadać etykiecie oraz dowodom.
• Cyfrowe kopie dokumentów, a także SDS tam, gdzie wymaga tego rodzaj produktu, należy przygotować przed rejestracją.