Quantidade de amostra para o challenge test: quanto enviar

Antes de enviar o que quer que seja ao laboratório, vai colocar a pergunta prática: de quanta amostra precisa para um teste de eficácia da conservação (challenge test)? Se enviar pouco, o laboratório não consegue realizar o ensaio; se enviar a coisa errada, o resultado pode não descrever o seu produto real. Este guia explica a quantidade de amostra para o challenge test, o que enviar e como embalar, para que a sua encomenda arranque sem atrasos.

A resposta curta

Envie unidades acabadas e por abrir de um só lote de produção, na embalagem final de venda, e numa quantidade total que cubra com folga todas as porções de ensaio. Como regra geral, os laboratórios precisam de cerca de 100–200 g (ou ml) por fórmula, mas a quantidade exata depende do laboratório e do plano de ensaios, pelo que deve seguir sempre a quantidade indicada ao fazer a encomenda. Nunca envie uma única amostra minúscula nem uma diluição preparada em laboratório em vez do produto real.

Porque é que um challenge test precisa de tanto produto?

Um teste de eficácia da conservação (challenge test) não observa o produto uma só vez. O laboratório contamina deliberadamente porções separadas da sua fórmula com cinco microrganismos de referência (três bactérias, incluindo espécies Gram-negativas e Gram-positivas, uma levedura e um bolor, de acordo com a ISO 11930:2019 e métodos semelhantes) e depois conta os sobreviventes em momentos definidos ao longo de 28 dias. Cada microrganismo precisa da sua própria porção, e as porções têm de ser suficientemente grandes para serem misturadas de forma homogénea e amostradas repetidamente. Uma quantidade que parece generosa na sua prateleira pode esgotar-se depressa quando cinco recipientes separados são enchidos.

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Qual é a quantidade típica?

Não existe um valor legal único. As normas descrevem o método, não a quantidade que tem de enviar. Na prática, os laboratórios pedem produto suficiente para encher cinco recipientes de ensaio com uma porção razoável cada, mais uma reserva para repetição se um resultado não for claro. Para a maioria dos cremes, loções, géis e séruns, isso significa algumas embalagens ou uma embalagem maior que some cerca de 100–200 g ou ml. Produtos muito viscosos, produtos com várias fases ou artigos de grande volume, como champôs, podem exigir um pouco mais. Trate estes números como um guia de planeamento e verifique a quantidade pedida no formulário de encomenda.

Envie o produto na embalagem final

Sempre que possível, envie unidades completas e seladas, na embalagem que chegará aos consumidores. A embalagem influencia a conservação. Uma bomba, uma bisnaga ou um frasco expõem o produto ao ar de formas diferentes, e alguns plásticos absorvem conservantes. Se pretende encher vários tamanhos de embalagem, indique ao laboratório qual é o pior caso, normalmente aquele com a abertura maior ou mais contacto com o ar. Se só tem produto a granel, diga-o claramente na encomenda, porque o relatório deve indicar o que foi efetivamente testado.

Utilize um lote real e representativo

A amostra tem de ter a fórmula final, incluindo fragrância, cor e o sistema conservante exato e a respetiva dose. Um lote-piloto serve, desde que seja feito com os mesmos ingredientes e o mesmo processo da produção. Não envie uma «base» sem fragrância nem uma fórmula que ainda pretende alterar. O resultado pertence apenas a essa fórmula. Se mais tarde mudar de fornecedor, o nível de um conservante ou um ingrediente que afete a atividade da água ou o pH, conte com repetir o ensaio. Anote o número do lote e a data de fabrico.

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Por abrir, limpa e corretamente armazenada

Escolha unidades que nunca tenham sido abertas, mergulhadas ou usadas. Os produtos abertos já contêm microrganismos desconhecidos e podem distorcer o resultado. Mantenha as unidades à temperatura ambiente, ao abrigo da luz solar direta, do calor e do gelo, até o estafeta as recolher. Não envie produtos que se tenham separado ou tenham aspeto contaminado, a menos que queira mostrar exatamente esse problema. Se o seu produto precisar de refrigeração, mencione-o ao encomendar.

Uma fórmula, um conjunto de amostras

Cada variante de fórmula é um ensaio separado. Uma linha de produtos com três fragrâncias são três fórmulas, a menos que o laboratório aceite que uma representa o pior caso para as outras, e essa é uma decisão a tomar em conjunto com o seu avaliador da segurança. Não misture várias variantes numa só encomenda sem etiquetas claras. Dê a cada amostra exatamente o nome que consta da sua encomenda e escreva também o nome no exterior da embalagem, para que a amostra fique associada ao ensaio certo sem qualquer dúvida.

E os concentrados, os pós e os produtos anidros?

Os produtos de base aquosa apresentam o risco mais elevado e são o principal objeto do challenge test. Os concentrados que são diluídos antes da utilização são normalmente testados na forma em que os consumidores os vão usar ou na forma concentrada, consoante a pergunta a que pretende responder, por isso descreva as instruções de utilização na encomenda. Os produtos sem água livre, como óleos, bálsamos e pós, têm muitas vezes um baixo risco microbiano e podem não precisar de um challenge test, embora precisem de um ensaio de especificações microbiológicas. Se não tiver a certeza de qual o caminho aplicável, pergunte antes de enviar o que quer que seja.

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Não se esqueça dos outros ensaios

O challenge test é uma peça do dossiê de segurança. O seu avaliador da segurança também esperará dados do ensaio microbiológico do produto acabado e do ensaio de estabilidade. Estes utilizam porções separadas, pelo que as quantidades se somam. Se planeia vários ensaios para a mesma fórmula, some as quantidades e envie-as numa só encomenda com uma lista clara. Isto também poupa tempo de transporte. Todos os resultados são necessários para o CPSR.

Como embalar e expedir a amostra

• Feche bem cada unidade e coloque-a num saco estanque.
• Utilize enchimento para que o vidro e as bombas não se partam nem abram durante o transporte.
• Junte uma folha com o nome do produto, o número do lote, o ensaio pedido e o número da sua encomenda.
• Mantenha a caixa pequena e robusta e não empilhe objetos pesados sobre bisnagas.
• Marque a recolha gratuita de amostras DHL à sua porta ao encomendar, para que a encomenda viaje depressa e nas condições certas.

Erros comuns a evitar

• Enviar uma única amostra minúscula, obrigando o laboratório a pedir mais e parando o calendário.
• Enviar uma amostra sem o sistema conservante final ou sem fragrância.
• Enviar produtos de lotes diferentes com o mesmo nome.
• Enviar frascos usados ou abertos.
• Enviar produto decantado para um recipiente inadequado, como um frasco conta-gotas que nunca fez parte do produto.
• Esquecer-se de indicar que tamanho de embalagem ou variante a amostra representa.

Lista de verificação antes de enviar

1. Confirme a quantidade exata indicada na sua encomenda.
2. Escolha unidades seladas de um só lote documentado.
3. Utilize a embalagem final sempre que possível.
4. Etiquete cada unidade e liste-as numa folha.
5. Embale em segurança e marque a recolha.

Perguntas frequentes

Posso enviar um tester ou um formato miniatura?

Apenas se for essa a embalagem real, e apenas se a quantidade total continuar a cobrir o ensaio. Um formato miniatura serve quando o produto vai ser vendido nesse tamanho. Caso contrário, o resultado do ensaio pode não descrever a sua embalagem principal.

Preciso de enviar a amostra em várias embalagens?

Não necessariamente. Uma unidade grande pode bastar, mas várias unidades mais pequenas e seladas são muitas vezes mais práticas, porque o laboratório pode abrir uma nova para cada porção. Pergunte ao encomendar se tiver dúvidas.

A amostra é devolvida?

Não conte com isso. O produto restante é normalmente guardado por um período limitado e depois eliminado, por isso conserve você próprio unidades de reserva do mesmo lote.

Principais conclusões

• Envie unidades acabadas e por abrir de um só lote, na embalagem final.
• Planeie cerca de 100–200 g ou ml por fórmula e siga a quantidade indicada na sua encomenda.
• Cada variante de fórmula é um ensaio separado, por isso etiquete claramente as amostras.
• Some as quantidades dos outros ensaios se encomendar vários numa só remessa.