Monstergrootte challenge test: hoeveel product sturen

Voordat u iets naar het lab stuurt, stelt u de praktische vraag: hoeveel monster hebt u nodig voor een challenge test? Stuurt u te weinig, dan kan het lab de test niet uitvoeren; stuurt u het verkeerde, dan beschrijft het resultaat mogelijk niet uw echte product. Deze gids legt de monstergrootte voor de challenge test uit, wat u moet sturen en hoe u het verpakt, zodat uw bestelling zonder vertraging start.

Het korte antwoord

Stuur afgewerkte, ongeopende eenheden uit één productiebatch, in de definitieve verkoopverpakking, in een totale hoeveelheid die alle testporties ruim dekt. Als vuistregel hebben labs ongeveer 100–200 g (of ml) per formule nodig, maar de exacte hoeveelheid hangt af van het lab en het testplan, dus volg altijd de hoeveelheid die bij het bestellen wordt getoond. Stuur nooit één klein monster of een in het laboratorium bereide verdunning in plaats van het echte product.

Waarom heeft een challenge test zoveel product nodig?

Een challenge test bekijkt het product niet één keer. Het lab besmet afzonderlijke porties van uw formule opzettelijk met vijf referentiemicro-organismen (drie bacteriën, waaronder gramnegatieve en grampositieve soorten, een gist en een schimmel, conform ISO 11930:2019 en vergelijkbare methoden) en telt vervolgens de overlevenden op vaste tijdstippen gedurende 28 dagen. Elk micro-organisme heeft een eigen portie nodig, en de porties moeten groot genoeg zijn om gelijkmatig te worden gemengd en herhaaldelijk te worden bemonsterd. Een hoeveelheid die op uw plank royaal lijkt, is snel op zodra vijf afzonderlijke containers zijn gevuld.

Lees ook Wat is een cosmetische challenge test? Conserveringsefficiëntietest uitgelegd

Wat is de gebruikelijke hoeveelheid?

Er is geen enkel wettelijk cijfer. De normen beschrijven de methode, niet de hoeveelheid die u moet sturen. In de praktijk vragen laboratoria om genoeg product om vijf testcontainers met elk een redelijke portie te vullen, plus een reserve voor een herhaling als een resultaat onduidelijk is. Voor de meeste crèmes, lotions, gels en serums betekent dat enkele verpakkingen of één grotere verpakking die samen ongeveer 100–200 g of ml vormen. Zeer viskeuze producten, producten met meerdere fasen of grote volumes zoals shampoos kunnen iets meer nodig hebben. Beschouw deze getallen als een planningsrichtlijn en controleer de hoeveelheid die in het bestelformulier wordt gevraagd.

Stuur het product in de definitieve verpakking

Stuur waar mogelijk complete, verzegelde eenheden in de verpakking die de consument bereikt. De verpakking beïnvloedt de conservering. Een pomp, een tube of een pot stelt het product op verschillende manieren bloot aan lucht, en sommige kunststoffen nemen conserveermiddelen op. Wilt u meerdere verpakkingsformaten vullen, vertel het lab dan welke verpakking het slechtste geval is, meestal die met de grootste opening of het meeste luchtcontact. Hebt u alleen bulkproduct, vermeld dat dan duidelijk in de bestelling, want het rapport moet aangeven wat daadwerkelijk is getest.

Gebruik een echte, representatieve batch

Het monster moet de definitieve formule hebben, inclusief parfum, kleur en het exacte conserveringssysteem en de exacte dosering. Een pilootbatch is prima, mits gemaakt met dezelfde ingrediënten en hetzelfde proces als de productie. Stuur geen “basis” zonder parfum of een formule die u nog wilt wijzigen. Het resultaat geldt alleen voor die formule. Wijzigt u later een leverancier, een conserveermiddelniveau of een ingrediënt dat de wateractiviteit of pH beïnvloedt, dan moet u de test waarschijnlijk herhalen. Noteer batchnummer en productiedatum.

Lees ook Kosten van een challenge test: wat bepaalt de prijs?

Ongeopend, schoon en juist bewaard

Kies eenheden die nooit zijn geopend, ingedoopt of gebruikt. Geopende producten bevatten al onbekende micro-organismen en kunnen het resultaat vertekenen. Bewaar de eenheden bij kamertemperatuur, uit direct zonlicht, hitte en vorst, tot de koerier ze komt ophalen. Stuur geen producten die zijn ontmengd of besmet lijken, tenzij u precies dat probleem wilt laten zien. Heeft uw product koeling nodig, vermeld dat dan bij het bestellen.

Eén formule, één monsterset

Elke formulevariant is een afzonderlijke test. Een productlijn met drie parfums zijn drie formules, tenzij het lab ermee instemt dat één als slechtste geval voor de andere kan gelden, en die beslissing neemt u samen met uw veiligheidsbeoordelaar. Meng niet meerdere varianten in één pakket zonder duidelijke labels. Benoem elk monster precies zoals in uw bestelling, en schrijf de naam ook op de buitenkant van de verpakking, zodat het monster zonder twijfel aan de juiste test wordt gekoppeld.

En concentraten, poeders en watervrije producten?

Producten op waterbasis brengen het grootste risico met zich mee en zijn het hoofdonderwerp van de challenge test. Concentraten die voor gebruik worden verdund, worden normaal getest in de vorm die consumenten gebruiken of in de geconcentreerde vorm, afhankelijk van de vraag die u beantwoord wilt zien, dus beschrijf de gebruiksaanwijzing in de bestelling. Producten zonder vrij water, zoals oliën, balsems en poeders, hebben vaak een laag microbieel risico en hebben mogelijk geen challenge test nodig, hoewel ze nog wel een test op microbiologische specificaties nodig hebben. Weet u niet zeker welke route van toepassing is, vraag het dan voordat u iets verstuurt.

Lees ook Mijn product faalde de challenge test: wat nu?

Vergeet de andere tests niet

De challenge test is één onderdeel van het veiligheidsdossier. Uw veiligheidsbeoordelaar verwacht ook gegevens van de microbiologische test van het eindproduct en van de stabiliteitstest. Deze gebruiken afzonderlijke porties, dus de hoeveelheden tellen op. Plant u meerdere tests voor dezelfde formule, tel de hoeveelheden dan bij elkaar op en stuur ze in één pakket met een duidelijke lijst. Dat bespaart ook koeriertijd. Alle resultaten zijn nodig voor het CPSR.

Het monster verpakken en verzenden

• Sluit elke eenheid goed af en doe die in een lekvrije zak.
• Gebruik opvulmateriaal zodat glas en pompen niet kunnen breken of opengaan tijdens het transport.
• Voeg een blad toe met de productnaam, het batchnummer, de gevraagde test en uw bestelnummer.
• Houd de doos klein en stevig, en stapel geen zware voorwerpen op tubes.
• Boek bij het bestellen de gratis DHL-monsterophaling aan uw deur, zodat het pakket snel en in de juiste staat reist.

Veelgemaakte fouten die u moet vermijden

• Eén klein monster sturen, zodat het lab om meer moet vragen en de planning stilvalt.
• Een monster sturen zonder het definitieve conserveringssysteem of zonder parfum.
• Producten uit verschillende batches onder dezelfde naam sturen.
• Gebruikte of geopende potten sturen.
• Overgegoten product sturen in een ongeschikte container, zoals een pipetfles die nooit deel van het product was.
• Vergeten te vermelden welk verpakkingsformaat of welke variant het monster vertegenwoordigt.

Checklist voordat u verstuurt

1. Bevestig de exacte hoeveelheid die in uw bestelling staat.
2. Kies verzegelde eenheden uit één gedocumenteerde batch.
3. Gebruik waar mogelijk de definitieve verpakking.
4. Label elke eenheid en som ze op een blad op.
5. Verpak veilig en boek de ophaling.

Veelgestelde vragen

Kan ik een tester of een miniformaat sturen?

Alleen als dat de echte verpakking is, en alleen als de totale hoeveelheid de test nog dekt. Een miniformaat is prima als het product in dat formaat wordt verkocht. Anders beschrijft het testresultaat mogelijk niet uw hoofdverpakking.

Moet ik het monster in meerdere verpakkingen sturen?

Niet noodzakelijk. Eén grote eenheid kan genoeg zijn, maar meerdere kleinere verzegelde eenheden zijn vaak handiger omdat het lab voor elke portie een nieuwe kan openen. Vraag het bij het bestellen als u het niet zeker weet.

Wordt het monster teruggestuurd?

Reken er niet op. Resterend product wordt normaal gesproken beperkte tijd bewaard en daarna afgevoerd, dus bewaar zelf reserve-eenheden uit dezelfde batch.

Belangrijkste punten

• Stuur ongeopende, afgewerkte eenheden uit één batch, in de definitieve verpakking.
• Reken op ongeveer 100–200 g of ml per formule en volg de hoeveelheid die in uw bestelling staat.
• Elke formulevariant is een afzonderlijke test, dus label monsters duidelijk.
• Tel de hoeveelheden voor andere tests erbij op als u er meerdere in één pakket bestelt.