Private label kozmetika: kto zodpovedá za bezpečnosť?

Private label a white label výrobky umožňujú značke rýchly štart: zmluvný výrobca dodá hotovú receptúru, vy pridáte svoje meno a svoj obal. Čo mnohí zakladatelia prehliadnu, je, že vaše meno na obale prenáša zákonnú povinnosť aj na vás. Tento sprievodca vysvetľuje zodpovednosť pri private label kozmetike v EÚ: kto ručí za bezpečnosť, čo za vás môže a nemôže urobiť výrobca a na čom sa dohodnúť písomne.

Stručná odpoveď

Ak je kozmetický výrobok uvedený na trh EÚ pod vaším menom alebo ochrannou známkou, ste spravidla „zodpovedná osoba“ a zodpovedáte za jeho bezpečnosť, CPSR, informačný súbor o výrobku, notifikáciu CPNP aj etiketu, aj keď ho vyrobil niekto iný. Výrobca môže dodať údaje a dokumenty, ale vašu zákonnú povinnosť nezruší.

Čo private label znamená v praxi

Pri private label zmluvný výrobca vlastní alebo vyvíja základnú receptúru a vyrába ju pre viacero značiek. White label zvyčajne znamená ten istý výrobok predávaný pod rôznymi menami s malou alebo žiadnou zmenou. Vlastná alebo čiastočne vlastná receptúra znamená, že receptúra je pre vás upravená. Vo všetkých troch prípadoch sa zákon nepýta, kto výrobok namiešal, ale koho meno je na obale a kto ho uvádza na trh.

Prečítajte si aj CPSR pre kozmetiku private label: čo musia značky urobiť

Kto je zodpovedná osoba?

Nariadenie (ES) č. 1223/2009 vyžaduje, aby mal každý kozmetický výrobok uvedený na trh EÚ zodpovednú osobu usadenú v EÚ. Článok 4 hovorí, že zodpovednou osobou môže byť výrobca, dovozca alebo osoba poverená písomným mandátom. Uvádza tiež, že distribútor sa stáva zodpovednou osobou, keď uvedie výrobok na trh pod vlastným menom alebo ochrannou známkou, alebo upraví výrobok už uvedený na trh spôsobom, ktorý môže ovplyvniť súlad. To je situácia private label.

Zodpovedná osoba musí byť právnická alebo fyzická osoba so sídlom v EÚ alebo EHP s adresou uvedenou na etikete. Značka mimo EÚ preto potrebuje zodpovednú osobu so sídlom v EÚ, kým môže predávať v EÚ.

Čo musí zodpovedná osoba zabezpečiť

Článok 5 zhŕňa povinnosti. V praxi sa musíte postarať o to, aby:

• výrobok bol bezpečný pri bežnom alebo predvídateľnom použití a mal dokončené posúdenie bezpečnosti a CPSR;
• bol vyrobený podľa správnej výrobnej praxe (GMP);
• existoval informačný súbor o výrobku (PIF) uchovávaný desať rokov po uvedení poslednej šarže na trh;
• bol výrobok pred predajom notifikovaný v CPNP;
• etiketa spĺňala článok 19 a každé tvrdenie článok 20;
• sa vybavovali sťažnosti a závažné nežiaduce účinky a hlásili sa úradom;
• sa vykonala nápravná akcia, stiahnutie z trhu alebo odvolanie, ak výrobok nie je v súlade.

Čo môže výrobca urobiť pre vás

Dobrý výrobca private label je skutočnou pomocou. Zvyčajne dokáže poskytnúť:

• receptúru so špecifikáciami a dokumentmi k surovinám;
• dôkaz GMP, ideálne podľa ISO 22716, a záznamy o šaržiach;
• údaje o stabilite, mikrobiológii a konzervácii pre základnú receptúru;
• vzorové alebo existujúce CPSR pre skladovú receptúru.

Tieto dokumenty sú cenné, ale sú to vstupy. Papierovanie výrobcu vzniklo pre výrobok výrobcu v nádobe výrobcu.

Prečítajte si aj Predaj kozmetiky na Etsy: potrebné bezpečnostné dokumenty

Prečo CPSR dodávateľa často nestačí

CPSR posudzuje konkrétny výrobok v jeho skutočnom použití a obale. Keď kupujete skladovú receptúru, skontrolujte tieto body skôr, než sa spoliehate na existujúce CPSR:

• Je váš výrobok rovnaký? Zmenená vôňa, farba, konzervant alebo percento je iná receptúra.
• Pokrýva váš obal? Kompatibilita a stabilita závisia od vašej nádoby, pumpičky alebo tuby.
• Pokrýva vašu cieľovú skupinu a tvrdenia? Výrobok pre bábätká alebo s tvrdením pre citlivú pleť sa posudzuje inak.
• Je posúdenie aktuálne? Zmeny príloh a nové údaje môžu staršie CPSR zastarať.
• Je adresované vám? Zodpovedná osoba musí mať posúdenie k dispozícii v PIF a vedieť ho predložiť úradom.

Často je najbezpečnejšou cestou nové CPSR pre váš hotový výrobok, postavené na údajoch dodávateľa a vašich vlastných testoch.

Testy, ktoré by ste mali urobiť sami

Aj pri dobrej základnej receptúre je váš hotový výrobok nový výrobok. Typické dôkazy zahŕňajú:

• test stability a kompatibility vo vašom skutočnom obale;
• challenge test pre výrobky obsahujúce vodu, ktorý ukáže, že konzervačný systém funguje;
• test mikrobiologických špecifikácií hotového výrobku;
• epikutánny test, ak chcete podložiť tvrdenie o znášanlivosti alebo pre citlivú pleť.

Na čom sa dohodnúť v zmluve

Písomná dohoda medzi značkou a výrobcom predchádza väčšine sporov. Pokryte aspoň nasledovné:

1. Kto je zodpovedná osoba a, ak ste to vy, ako vás výrobca podporuje.
2. Dokumenty: ktoré súbory výrobca dodá (údaje o receptúre, certifikát GMP, špecifikácie, správy z testov) a v akom formáte.
3. Zmeny receptúry: výrobca vás informuje pred zmenou akejkoľvek suroviny alebo dodávateľa.
4. Záznamy o šaržiach a uchovávanie: uchovávajú sa a sú vám k dispozícii počas celej lehoty uchovávania.
5. Sťažnosti a nežiaduce účinky: kto ich zhromažďuje, ako rýchlo sa k vám dostanú a čo sa zdieľa.
6. Odvolania a nápravné opatrenia: kto čo robí a ako rýchlo.
7. Práva na audit: môžete skontrolovať výrobné miesto alebo jeho záznamy.
8. Dôvernosť: posudzovateľ bezpečnosti má prístup k úplnej receptúre, aj keď ju výrobca chce udržať v tajnosti.

Posledný bod je dôležitý: CPSR sa nedá urobiť bez úplnej receptúry, takže výrobca, ktorý ju odmietne poskytnúť, blokuje váš súlad s predpismi.

Prečítajte si aj Zodpovedná osoba a posudzovateľ bezpečnosti: kto čo robí

Etiketa a tvrdenia zostávajú vaše

Výrobca často tlačí alebo dodáva štandardnú etiketu. Za text etikety však stále zodpovedáte vy. Skontrolujte adresu zodpovednej osoby, zoznam zložiek, dátum minimálnej trvanlivosti alebo dobu po otvorení, číslo šarže, funkciu, upozornenia a jazykové požiadavky každého trhu. Tvrdenia na obale, webe a sociálnych sieťach musia byť podložené dôkazmi, ktoré máte k dispozícii. Tvrdenie skopírované z brožúry výrobcu je stále vaše tvrdenie.

Časté chyby

• Predpoklad, že meno dodávateľa na faktúre robí z dodávateľa zodpovednú osobu.
• Predaj v EÚ so zodpovednou osobou, ktorá nemá sídlo v EÚ.
• Uvedenie na trh na základe CPSR dodávateľa pre inú vôňu alebo iný obal.
• Vynechanie notifikácie CPNP, pretože ju výrobca „už urobil“ pre inú značku.
• Nemať PIF k dispozícii na adrese uvedenej na etikete.
• Nedohodnúť, kto koho informuje, keď dodávateľ zmení surovinu.

Krátky kontrolný zoznam pre uvedenie private label na trh

1. Potvrďte zodpovednú osobu v EÚ a adresu na etikete.
2. Získajte od výrobcu receptúru, špecifikácie a dôkazy o GMP.
3. Vykonajte testy na hotovom výrobku v konečnom obale.
4. Získajte podpísané CPSR pre váš výrobok.
5. Zostavte PIF a nahláste výrobok v CPNP.
6. Skontrolujte etiketu a každé tvrdenie, potom uvoľnite prvú šaržu.

Často kladené otázky

Môže byť výrobca mojou zodpovednou osobou?

Áno, ak má sídlo v EÚ a súhlasí na základe písomného mandátu. Dokumenty však musíte aj tak preskúmať a udržať si kontrolu nad tvrdeniami a označovaním. Skontrolujte, či je dohoda v zmluve jasná.

Potrebujem vlastné CPSR, ak ho má výrobca?

Zvyčajne áno, pretože váš hotový výrobok, obal a tvrdenia sa líšia od skladovej receptúry. Váš posudzovateľ bezpečnosti môže údaje výrobcu využiť, ale posúdenie musí zodpovedať vášmu výrobku.

Mení white label odpoveď?

Nie. Kedykoľvek sa výrobok predáva pod vaším menom alebo ochrannou známkou, povinnosti zodpovednej osoby sa vzťahujú na vás alebo na osobu, ktorú poveríte.

Hlavné zistenia

• Vaše meno na obale znamená, že ste spravidla zodpovedná osoba s právnou povinnosťou za bezpečnosť, súbor, notifikáciu a etiketu.
• Výrobca dodáva vstupy, nie váš súlad s predpismi.
• Testujte a posudzujte svoj hotový výrobok v jeho skutočnom obale.
• Úlohy, kontrolu zmien a vybavovanie sťažností zahrňte do písomnej zmluvy.