Elk cosmetisch product dat in de EU wordt verkocht, heeft een benoemde persoon nodig die er wettelijk voor instaat. Die persoon is de verantwoordelijke persoon voor cosmetica (vaak afgekort tot RP, van Responsible Person). Merken die deze stap overslaan, worden verrast wanneer een distributeur, marktplaats of douanekantoor erom vraagt. Deze gids legt uit wie er een nodig heeft, wie de rol kan vervullen, wat de RP feitelijk doet en hoe u goed kiest.
Inhoud
- Het korte antwoord
- Wie heeft een verantwoordelijke persoon nodig?
- Wie kan de verantwoordelijke persoon zijn?
- Wat doet de verantwoordelijke persoon?
- Verantwoordelijke persoon versus veiligheidsbeoordelaar
- Wat de RP van u nodig heeft
- Merken van buiten de EU: de verantwoordelijke persoon in de EU
- En het VK?
- Hoe kiest u een verantwoordelijke persoon?
- Veelgemaakte fouten
- Aansprakelijkheid: wat gebeurt er als er iets misgaat
- Veelgestelde vragen
- Belangrijkste punten
Het korte antwoord
Een verantwoordelijke persoon voor cosmetica is een in de EU gevestigde rechtspersoon of natuurlijke persoon die op grond van Verordening (EG) nr. 1223/2009 is aangewezen en aansprakelijk is voor de conformiteit van een of meer cosmetische producten. Elk cosmetisch product dat op de EU-markt wordt gebracht, moet er een hebben, en de naam en het adres van de RP moeten op het etiket staan. Voor een product dat in de EU is gemaakt, is dat meestal de fabrikant; voor een geïmporteerd product meestal de importeur, tenzij een merk van buiten de EU schriftelijk een in de EU gevestigde persoon aanwijst.
Wie heeft een verantwoordelijke persoon nodig?
Iedereen die een cosmetisch product op de EU-markt brengt, moet eerst een verantwoordelijke persoon hebben. Dat omvat grote merken, start-ups, handgemaakte producenten, uitsluitend online winkels en verkopers op marktplaatsen die naar Europese consumenten verzenden. Bent u buiten de EU gevestigd en verzendt u rechtstreeks naar EU-klanten, dan kunt u niet uw eigen RP zijn, omdat de RP in de EU gevestigd moet zijn. Verkopen via een marktplaats van een derde partij verandert daar niets aan, en marktplaatsen vragen steeds vaker om de RP-gegevens voordat zij een product vermelden.
Lees ook Verantwoordelijke persoon of veiligheidsbeoordelaar: wie doet wat
Wie kan de verantwoordelijke persoon zijn?
De verordening bepaalt wie de rol kan vervullen:
- Fabrikant in de EU. Voor een product dat in de EU is gemaakt, is de fabrikant de RP, tenzij hij bij schriftelijk mandaat een andere persoon aanwijst die dit schriftelijk aanvaardt.
- Importeur. Voor een geïmporteerd product is de importeur de RP, tenzij hij schriftelijk een andere in de EU gevestigde persoon aanwijst.
- Gemachtigde van een fabrikant buiten de EU. De importeur of de fabrikant buiten de EU kan een in de EU gevestigde persoon of onderneming aanwijzen om als RP op te treden.
- Distributeur. Een distributeur wordt de RP als hij een product onder zijn eigen naam of merk in de handel brengt, of als hij een product dat al op de markt is wijzigt op een manier die de conformiteit kan beïnvloeden.
Bij het gebruikelijke private-labelgeval, waarin een merk bij een contractfabrikant inkoopt en onder eigen naam verkoopt, neemt normaal gesproken de merkeigenaar de verantwoordelijkheid op zich, ook als de productie elders plaatsvindt.
Wat doet de verantwoordelijke persoon?
De RP hoeft niets te produceren. De rol draait om verantwoordelijkheid en documenten. In de praktijk moet de RP ervoor zorgen dat:
- het product veilig is en er vóór de lancering een ondertekend veiligheidsrapport voor cosmetische producten bestaat;
- het product volgens goede productiepraktijken wordt gemaakt;
- een productinformatiebestand (PIF) wordt opgesteld, actueel gehouden en tien jaar bewaard nadat de laatste batch in de handel is gebracht;
- het product in het CPNP wordt aangemeld voordat het in de handel wordt gebracht;
- ingrediënten de lijsten van verboden, beperkte en toegestane stoffen in de bijlagen respecteren;
- etikettering en claims voldoen aan de verordening en aan de gemeenschappelijke criteria voor claims;
- voor het product geen door de verordening verboden dierproeven zijn uitgevoerd;
- ernstige ongewenste effecten worden gemeld aan de bevoegde autoriteit;
- corrigerende maatregelen worden genomen als een product niet blijkt te voldoen.
Verantwoordelijke persoon versus veiligheidsbeoordelaar
Deze twee rollen worden vaak door elkaar gehaald. De veiligheidsbeoordelaar is een gekwalificeerde professional, bijvoorbeeld in farmacie, toxicologie of geneeskunde, die de formule evalueert en het veiligheidsrapport ondertekent. De verantwoordelijke persoon is de rechtspersoon die verantwoordelijk is voor de conformiteit van het hele product. Eén bedrijf kan beide diensten aanbieden, maar de rollen zijn verschillend, en de RP moet ervoor zorgen dat het rapport van de beoordelaar volledig en actueel is. Een ondertekend CPSR is altijd een van de eerste documenten die een autoriteit de RP zal vragen te tonen.
Lees ook Britse cosmeticaregelgeving: SCPN en de Britse verantwoordelijke persoon
Wat de RP van u nodig heeft
Een RP kan alleen verantwoordelijkheid nemen voor wat hij kan verifiëren. Verwacht dat u om het volgende wordt gevraagd:
- de volledige formule met INCI-namen en concentraties;
- specificaties en veiligheidsinformatiebladen voor grondstoffen;
- stabiliteits- en compatibiliteitsgegevens en microbiologische gegevens, inclusief een challengetest voor producten op waterbasis;
- bewijs van goede productiepraktijken bij de fabrikant;
- conceptetiketten, claims en het bewijs daarvoor;
- een procedure voor klachten en bijwerkingen.
Hoe beter het dossier, hoe sneller de RP kan akkoord geven en hoe minder correcties u later betaalt.
Merken van buiten de EU: de verantwoordelijke persoon in de EU
Verkoopt u vanuit het VK, de VS, Azië of ergens anders buiten de EU, dan hebt u een in de EU gevestigde persoon nodig die als RP optreedt. Opties zijn een importeur met wie u al werkt, een distributeur die de rol wil overnemen of een gespecialiseerd dienstverlenend bedrijf. Wat u ook kiest, controleer of het mandaat schriftelijk is vastgelegd, of de RP volledige toegang tot uw documenten krijgt en of het adres op het etiket het adres is waar het PIF door een autoriteit kan worden geïnspecteerd.
En het VK?
Groot-Brittannië heeft een eigen systeem, met een in het VK gevestigde verantwoordelijke persoon, kennisgeving via de Britse SCPN-dienst en het RP-adres op de verpakking. De Britse richtlijnen accepteren momenteel tot eind 2027 RP-gegevens uit de EU of de EER op etiketten, mits zij aan de Europese etiketteringsregels voldoen, maar deze regel kan veranderen, dus raadpleeg de actuele richtlijnen van de overheid. Noord-Ierland volgt voor cosmetica doorgaans de EU-regels. Verkoopt u aan beide zijden, plan dan voor elk een RP-regeling.
Lees ook Cosmetica verkopen in Turkije: verantwoordelijke persoon en ÜTS
Hoe kiest u een verantwoordelijke persoon?
- Controleer het adres. Het moet in de EU liggen en een echte vestiging zijn, geen postbus.
- Vraag wie de veiligheidsbeoordeling ondertekent. De beoordelaar moet gekwalificeerd en bij naam bekend zijn.
- Lees het mandaat. Het moet vermelden welke producten het dekt en wat er gebeurt als het contract eindigt.
- Kijk naar de reactietijd. Autoriteiten kunnen op korte termijn om documenten vragen, dus de RP moet kunnen reageren.
- Zorg dat u uw documenten behoudt. U moet kopieën van het PIF en de rapporten krijgen.
Veelgemaakte fouten
- Een adres buiten de EU op het etiket gebruiken.
- Ervan uitgaan dat de contractfabrikant automatisch de RP is voor uw private-labelproduct.
- Een formule of leverancier wijzigen zonder de RP te informeren.
- Lanceren voordat het CPSR is ondertekend.
- Vergeten dat het PIF tien jaar na de laatste batch moet worden bewaard, ook als het product uit de handel is genomen.
- De registraties van de toeleveringsketen niet bijhouden: de RP en distributeurs moeten gedurende drie jaar kunnen aangeven wie het product heeft geleverd en aan wie het is geleverd.
Aansprakelijkheid: wat gebeurt er als er iets misgaat
De RP is het eerste aanspreekpunt voor autoriteiten. Als een product niet conform is, kan de bevoegde autoriteit eisen dat het van de markt wordt gehaald of teruggeroepen, en de nationale wetgeving stelt de sancties vast. Omdat het etiket de RP noemt, weten consumenten en autoriteiten precies wie zij moeten aanspreken. Daarom behandelen veel merken de RP-rol als een beslissing over risicobeheer, niet als papierwerk.
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn eigen verantwoordelijke persoon zijn?
Ja, als uw bedrijf in de EU is gevestigd en u aan alle verplichtingen kunt voldoen. Een merk buiten de EU kan dat niet en heeft een in de EU gevestigde gemachtigde nodig.
Kan hetzelfde bedrijf de RP zijn voor meerdere merken?
Ja. Een persoon kan als RP worden aangewezen voor veel producten en merken, zolang elk is gedocumenteerd en de RP elk dossier kan verifiëren.
Heb ik per land een nieuwe verantwoordelijke persoon nodig?
Nee. Eén in de EU gevestigde RP volstaat voor de EU-markt. Voor het VK en andere markten buiten de EU gelden afzonderlijke regelingen.
Belangrijkste punten
- Elk cosmetisch product op de EU-markt heeft een in de EU gevestigde verantwoordelijke persoon nodig, die op het etiket wordt vermeld.
- De RP is verantwoordelijk voor het veiligheidsrapport, het productdossier, de kennisgeving, de etikettering en de vigilantie.
- De RP en de veiligheidsbeoordelaar zijn verschillende rollen en moeten beide duidelijk worden benoemd.
- Merken van buiten de EU moeten schriftelijk een in de EU gevestigde RP aanwijzen, en het VK heeft een eigen, afzonderlijke eis.