Private Label und White Label ermöglichen Marken einen schnellen Start: Ein Hersteller liefert eine fertige Rezeptur, Sie fügen Ihren Namen und Ihre Verpackung hinzu. Was viele Gründer übersehen: Ihr Name auf der Packung legt auch die rechtliche Pflicht auf Sie. Dieser Leitfaden erklärt die Verantwortung bei Private-Label-Kosmetik in der EU: wer für die Sicherheit einsteht, was der Hersteller für Sie tun kann und was nicht, und was Sie schriftlich vereinbaren sollten.
Inhalt
- Die kurze Antwort
- Was Private Label in der Praxis bedeutet
- Wer ist die verantwortliche Person?
- Was die verantwortliche Person sicherstellen muss
- Was der Hersteller für Sie tun kann
- Warum der CPSR des Lieferanten oft nicht reicht
- Tests, die Sie weiterhin selbst durchführen sollten
- Was Sie im Vertrag vereinbaren sollten
- Etikett und Aussagen bleiben Ihre Sache
- Häufige Fehler
- Eine kurze Checkliste für den Private-Label-Launch
- Häufig gestellte Fragen
- Wichtigste Erkenntnisse
Die kurze Antwort
Wird ein Kosmetikum unter Ihrem Namen oder Ihrer Marke in der EU in Verkehr gebracht, sind Sie in der Regel die „verantwortliche Person“ und haften für Sicherheit, CPSR, Produktinformationsdatei, CPNP-Notifizierung und Etikett, auch wenn jemand anderes das Produkt hergestellt hat. Der Hersteller kann Daten und Dokumente liefern, hebt aber Ihre rechtliche Pflicht nicht auf.
Was Private Label in der Praxis bedeutet
Beim Private Label besitzt oder entwickelt ein Lohnhersteller eine Basisrezeptur und produziert sie für mehrere Marken. White Label bedeutet meist dasselbe Produkt unter verschiedenen Namen mit wenig oder keiner Änderung. Eine individuelle oder teilindividuelle Formulierung bedeutet, dass die Rezeptur für Sie angepasst wird. In allen drei Fällen fragt das Recht nicht, wer das Produkt gemischt hat, sondern, wessen Name auf der Packung steht und wer es in Verkehr bringt.
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Wer ist die verantwortliche Person?
Die Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 verlangt, dass jedes in der EU in Verkehr gebrachte Kosmetikum eine in der EU niedergelassene verantwortliche Person hat. Artikel 4 besagt, dass dies der Hersteller, der Importeur oder eine per schriftlichem Mandat benannte Person sein kann. Er besagt auch, dass ein Händler zur verantwortlichen Person wird, wenn er ein Produkt unter eigenem Namen oder eigener Marke in Verkehr bringt oder ein bereits in Verkehr gebrachtes Produkt so verändert, dass die Konformität beeinträchtigt sein kann. Das ist die Private-Label-Situation.
Die verantwortliche Person muss eine in der EU oder im EWR ansässige juristische oder natürliche Person sein, mit einer Adresse, die auf dem Etikett steht. Eine Marke außerhalb der EU braucht daher eine EU-ansässige verantwortliche Person, bevor sie in der EU verkaufen kann.
Was die verantwortliche Person sicherstellen muss
Artikel 5 fasst die Pflichten zusammen. In der Praxis müssen Sie sicherstellen, dass:
- das Produkt bei normaler oder vorhersehbarer Verwendung sicher ist und eine abgeschlossene Sicherheitsbewertung und einen CPSR hat;
- es nach guter Herstellungspraxis (GMP) hergestellt wurde;
- eine Produktinformationsdatei (PIF) existiert und zehn Jahre nach der letzten in Verkehr gebrachten Charge aufbewahrt wird;
- das Produkt vor dem Verkauf im CPNP notifiziert ist;
- das Etikett Artikel 19 und jede Aussage Artikel 20 erfüllt;
- Beschwerden und ernste unerwünschte Wirkungen bearbeitet und den Behörden gemeldet werden;
- Korrekturmaßnahmen, Rücknahme oder Rückruf erfolgen, wenn das Produkt nicht konform ist.
Was der Hersteller für Sie tun kann
Ein guter Private-Label-Hersteller ist eine echte Hilfe. Er kann in der Regel liefern:
- die Rezeptur mit Spezifikationen und Rohstoffdokumenten;
- GMP-Nachweise, idealerweise nach ISO 22716, und Chargenprotokolle;
- Stabilitäts-, Mikrobiologie- und Konservierungsdaten für die Basisrezeptur;
- einen Beispiel-CPSR oder einen bestehenden CPSR für die Standardrezeptur.
Diese Dokumente sind wertvoll, aber sie sind Vorleistungen. Die Unterlagen des Herstellers wurden für dessen Produkt in dessen Behältnis geschrieben.
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Warum der CPSR des Lieferanten oft nicht reicht
Ein CPSR bewertet ein bestimmtes Produkt in seiner tatsächlichen Anwendung und Verpackung. Wenn Sie eine Standardrezeptur kaufen, prüfen Sie diese Punkte, bevor Sie sich auf einen bestehenden CPSR verlassen:
- Ist Ihr Produkt dasselbe? Ein geänderter Duftstoff, eine andere Farbe, ein anderes Konservierungsmittel oder ein anderer Prozentwert ist eine andere Rezeptur.
- Deckt er Ihre Verpackung ab? Verträglichkeit und Stabilität hängen von Ihrem Behälter, Spender oder Tube ab.
- Deckt er Ihre Zielgruppe und Aussagen ab? Ein Produkt für Babys oder mit Aussage für empfindliche Haut wird anders bewertet.
- Ist die Bewertung aktuell? Änderungen der Anhänge und neue Daten können einen älteren CPSR veralten lassen.
- Ist er auf Sie ausgestellt? Die verantwortliche Person muss die Bewertung in der PIF verfügbar haben und den Behörden zeigen können.
Oft ist der sicherste Weg ein neuer CPSR für Ihr Fertigprodukt, aufgebaut auf den Daten des Lieferanten und Ihren eigenen Tests.
Tests, die Sie weiterhin selbst durchführen sollten
Auch mit einer guten Basisrezeptur ist Ihr Fertigprodukt ein neues Produkt. Typische Belege sind:
- ein Stabilitäts- und Verträglichkeitstest in Ihrer echten Verpackung;
- ein Challenge-Test für wasserhaltige Produkte, um die Wirksamkeit des Konservierungssystems zu zeigen;
- ein Test der mikrobiologischen Spezifikationen am Fertigprodukt;
- ein Patch-Test, wenn Sie eine Verträglichkeits- oder Sensitive-Skin-Aussage stützen wollen.
Was Sie im Vertrag vereinbaren sollten
Eine schriftliche Vereinbarung zwischen Marke und Hersteller verhindert die meisten Streitigkeiten. Regeln Sie mindestens Folgendes:
- Wer die verantwortliche Person ist und, falls Sie es sind, wie der Hersteller Sie unterstützt.
- Dokumente: welche Unterlagen der Hersteller liefert (Rezepturdaten, GMP-Zertifikat, Spezifikationen, Prüfberichte) und in welchem Format.
- Rezepturänderungen: Der Hersteller informiert Sie, bevor er Rohstoffe oder Lieferanten ändert.
- Chargenprotokolle und Aufbewahrung: Sie werden aufbewahrt und stehen Ihnen während der gesamten Aufbewahrungsfrist zur Verfügung.
- Beschwerden und unerwünschte Wirkungen: wer sie sammelt, wie schnell sie Sie erreichen und was geteilt wird.
- Rückrufe und Korrekturmaßnahmen: wer was tut und wie schnell.
- Auditrechte: Sie dürfen den Produktionsstandort oder dessen Aufzeichnungen prüfen.
- Vertraulichkeit: Die Sicherheitsbewerterin hat Zugang zur vollständigen Rezeptur, auch wenn der Hersteller sie geheim halten will.
Der letzte Punkt ist wichtig: Ohne die vollständige Rezeptur ist kein CPSR möglich; ein Hersteller, der sie nicht teilt, blockiert Ihre Konformität.
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Etikett und Aussagen bleiben Ihre Sache
Der Hersteller druckt oder liefert oft ein Standardetikett. Sie bleiben für den Etikettentext verantwortlich. Prüfen Sie die Adresse der verantwortlichen Person, die Inhaltsstoffliste, das Mindesthaltbarkeitsdatum oder die Verwendungsdauer nach dem Öffnen, die Chargennummer, die Funktion, die Vorsichtsmaßnahmen und die Sprachanforderungen jedes Marktes. Aussagen auf Packung, Website und Social Media müssen durch Belege gestützt sein, die Sie vorliegen haben. Eine aus der Herstellerbroschüre kopierte Aussage ist trotzdem Ihre Aussage.
Häufige Fehler
- Annehmen, der Name des Lieferanten auf der Rechnung mache den Lieferanten zur verantwortlichen Person.
- In der EU verkaufen mit einer verantwortlichen Person, die nicht in der EU ansässig ist.
- Mit dem CPSR des Lieferanten für einen anderen Duftstoff oder eine andere Verpackung starten.
- Die CPNP-Notifizierung überspringen, weil der Hersteller sie für eine andere Marke „schon gemacht hat“.
- Die PIF nicht unter der Adresse auf dem Etikett verfügbar haben.
- Nicht vereinbaren, wer wen informiert, wenn der Lieferant einen Rohstoff ändert.
Eine kurze Checkliste für den Private-Label-Launch
- Verantwortliche Person in der EU und Adresse auf dem Etikett bestätigen.
- Rezeptur, Spezifikationen und GMP-Nachweis vom Hersteller einholen.
- Tests am Fertigprodukt in der finalen Verpackung durchführen.
- Einen unterzeichneten CPSR für Ihr Produkt einholen.
- PIF zusammenstellen und das Produkt im CPNP notifizieren.
- Etikett und alle Aussagen prüfen, dann die erste Charge freigeben.
Häufig gestellte Fragen
Kann der Hersteller meine verantwortliche Person sein?
Ja, wenn er in der EU niedergelassen ist und per schriftlichem Mandat zustimmt. Sie müssen dann trotzdem die Dokumente prüfen und die Kontrolle über Aussagen und Kennzeichnung behalten. Achten Sie darauf, dass die Regelung im Vertrag klar ist.
Brauche ich einen eigenen CPSR, wenn der Hersteller einen hat?
Meistens ja, denn Ihr Fertigprodukt, Ihre Verpackung und Ihre Aussagen unterscheiden sich von der Standardrezeptur. Ihre Sicherheitsbewerterin kann die Daten des Herstellers wiederverwenden, aber die Bewertung muss zu Ihrem Produkt passen.
Ändert White Label die Antwort?
Nein. Sobald das Produkt unter Ihrem Namen oder Ihrer Marke verkauft wird, gelten die Pflichten der verantwortlichen Person für Sie oder die von Ihnen benannte Person.
Wichtigste Erkenntnisse
- Ihr Name auf der Packung bedeutet in der Regel, dass Sie die verantwortliche Person sind, mit rechtlicher Pflicht für Sicherheit, Akte, Notifizierung und Etikett.
- Der Hersteller liefert Vorleistungen, nicht Ihre Konformität.
- Testen und bewerten Sie Ihr Fertigprodukt in seiner echten Verpackung.
- Halten Sie Rollen, Änderungskontrolle und Beschwerdemanagement in einem schriftlichen Vertrag fest.