Importere kosmetikk til EU: krav steg for steg

Kosmetikk laget i USA, Korea, Kina, Tyrkia eller et hvilket som helst annet sted utenfor Europa kan selges i EU, men bare hvis importøren oppfyller et sett med klare forpliktelser. Denne guiden forklarer kravene for å importere kosmetikk til EU: hvem som er ansvarlig, hvilke dokumenter du trenger, hvordan produktet må notifiseres og merkes, og hvilke tollkontroller du kan vente.

Kort svar

For å importere kosmetikk til EU må produktet ha en ansvarlig person etablert i EU (som utgangspunkt importøren), en signert sikkerhetsrapport for kosmetiske produkter og produktinformasjonsfil, notifisering i CPNP-portalen før det bringes i omsetning, samsvarende ingredienser og merking som inkluderer opprinnelsesland, og produksjon under god produksjonspraksis. Det finnes ingen EU-lisens eller produktregistrering hos tollen; kontrollene er dokumentasjonen og den ansvarlige personen.

Hvem regnes som importør?

En importør er en virksomhet etablert i EU som bringer et produkt fra et land utenfor EU i omsetning på EU-markedet. Det er øyeblikket produktet først gjøres tilgjengelig, ikke bare ankomsten til en havn. I henhold til forordning (EF) nr. 1223/2009 er importøren den ansvarlige personen (RP) for et importert produkt, med mindre den utpeker en annen EU-etablert person ved skriftlig fullmakt som er godtatt skriftlig. Et merke utenfor EU kan ikke være sin egen RP i EU, og det kan ikke bare sende til forbrukere og vente at EU-reglene ikke skal gjelde: forbrukerpakker sendt til kunder i EU er underlagt de samme reglene.

Les også EUs kosmetikkforordning 1223/2009 forklart på enkel norsk

Hva må importøren eller RP-en garantere?

• Produktet er trygt ved normal eller rimelig forutsigbar bruk.
• Det finnes en sikkerhetsrapport for kosmetiske produkter, og produktinformasjonsfilen oppbevares på RP-ens adresse.
• Produktet er notifisert i CPNP før det selges.
• Ingrediensene respekterer EU-vedleggene over forbudte og begrensede stoffer.
• Etiketten er riktig og viser, for importvarer, opprinnelsesland.
• Produktet er laget under god produksjonspraksis.
• Problemer håndteres: klager, alvorlige uønskede effekter, korrigerende tiltak og tilbakekalling.

Steg 1: bekreft at produktet er et kosmetisk produkt

Et kosmetisk produkt er et stoff eller en blanding som påføres de ytre delene av kroppen eller tennene og slimhinnene i munnen, hovedsakelig for å rense, parfymere, beskytte, endre utseendet eller holde i god stand. Produkter som påstår å behandle eller forebygge sykdom, som enkelte solkremer eller anti-flass-produkter som markedsføres med terapeutiske påstander i andre land, kan falle utenfor kosmetikkforordningen. Klassifiser produktet før du investerer i dokumentasjon, fordi samme vare kan være et kosmetisk produkt i ett land og et legemiddel eller et annet produkt i et annet.

Steg 2: kontroller formelen mot EU-vedleggene

Mange land tillater ingredienser som EU forbyr eller begrenser, og EUs lister over fargestoffer, konserveringsmidler og UV-filtre er positivlister: bare oppførte stoffer kan brukes. Be produsenten om hele formelen med konsentrasjoner, sammenlign den med vedleggene og sjekk begrensninger for parfymeallergener og mikroplast. Gjør dette før den første bestillingen, ikke i tollkontoret. EU tillater heller ikke markedsføring av kosmetikk der sluttformuleringen eller ingrediensene er testet på dyr for å oppfylle forordningen.

Les også Kosmetisk ansvarlig person (RP): hvem trenger en og hva gjør den?

Steg 3: skaff en CPSR og bygg produktfilen

Hvert produkt trenger en sikkerhetsrapport for kosmetiske produkter (CPSR), signert av en vurderer med kvalifikasjoner som er anerkjent i EU. Del A samler sikkerhetsdataene: formel, fysiske og kjemiske egenskaper, mikrobiologisk kvalitet, urenheter, emballasje, tiltenkt bruk og eksponering. Del B er vurdererens uttalelse. Produktinformasjonsfilen legger til produktbeskrivelsen, bevis på god produksjonspraksis, dokumentasjon for påstander og opplysninger om dyretesting, og den oppbevares i ti år etter at siste parti ble brakt i omsetning, tilgjengelig for myndighetene på et språk de lett forstår. En sikkerhetsrapport eller et “sertifikat” utstedt for et annet marked er ingen erstatning.

Støttedataene omfatter vanligvis stabilitet og emballasjekompatibilitet, mikrobiologisk kvalitet og, for vannbaserte produkter, en challenge-test. Spør produsenten hvilke av disse de allerede har, og hvilke metoder som ble brukt, slik at du ikke gjentar arbeid.

Steg 4: verifiser god produksjonspraksis

Fabrikken må arbeide under god produksjonspraksis, og å følge ISO 22716 gir en formodning om samsvar. Et sertifikat er ikke obligatorisk, men dokumentasjon er det. Be om et sertifikat eller en revisjonsrapport, og skriv kvalitetsforventningene inn i leveranseavtalen: partijournaler, varsling om endringer, klagehåndtering og oppbevaring av prøver.

Steg 5: notifiser i CPNP

Før produktet bringes i omsetning, sender RP-en produktet inn til portalen for notifisering av kosmetiske produkter. Notifiseringen omfatter produktnavn og kategori, RP og importør, opprinnelsesland, kontaktpunktet for giftinformasjonssentre, eventuelle nanomaterialer, rammeformuleringen og den originale etiketten. Én enkelt notifisering dekker alle EU-medlemsstater.

Les også CPNP-notifikasjon: slik registrerer du et kosmetisk produkt

Steg 6: merk for EU

Etiketten skal vise navn og adresse til RP-en, opprinnelseslandet til det importerte produktet, nominelt innhold, datoen for minste holdbarhet eller symbolet for holdbarhet etter åpning, forholdsregler, partinummer, funksjon og ingredienslisten med INCI-navn. Advarsler må være på språket som kreves av medlemsstaten der produktet selges. Hvis fabrikken trykte emballasjen for et annet marked, bør du planlegge et ommerkingssteg før forsendelsen, fordi klistremerker påført i EU av importøren er vanlige, men må være leselige, uutslettelige og dekke informasjonen riktig.

Steg 7: toll og frakt

Toll er en egen prosess, adskilt fra produktlovgivningen. Regn med en tolldeklarasjon, en tollkode, toll og importavgifter etter behov, og mulige kontroller av at produktet stemmer med papirene. Importøren som er oppgitt på tolldokumentene, bør stemme overens med RP-en på etiketten. En speditør kan ta seg av formalitetene. Vi gir ikke juridisk rådgivning, så spør en tollspesialist om skatt, toll og opprinnelse.

Salg på nett til forbrukere i EU fra utenfor EU

Nettsalg gir ikke noe unntak. Hvis nettbutikken din sender til forbrukere i EU, gjøres produktene tilgjengelige på EU-markedet, så de samme reglene om ansvarlig person, sikkerhetsrapport, notifisering og merking gjelder. Markedsplasser ber i økende grad selgere om å vise den ansvarlige personen og CPNP-opplysningene for hver annonse, så hold den informasjonen klar og sørg for at produktsiden stemmer med etiketten.

Vanlige feil

• Anta at et utenlandsk sertifikat eller en utenlandsk registrering godtas i EU.
• Sende først og utpeke en RP etterpå.
• Ikke kontrollere formelen mot EU-vedleggene.
• Utelate opprinnelseslandet eller EU-adressen på etiketten.
• Stole på at leverandøren oppbevarer produktfilen på et sted RP-en ikke har tilgang til.

Ofte stilte spørsmål

Kan jeg importere kosmetikk til EU uten en CPSR?

Nei. En signert sikkerhetsrapport er en del av samsvarsfilen som må finnes før produktet bringes i omsetning.

Må jeg notifisere hvert EU-land?

Nei. Én CPNP-notifisering fra den ansvarlige personen dekker alle medlemsstater.

Kan produsenten utenfor EU utpeke noen i EU?

Ja. Produsenten eller importøren kan utpeke en EU-etablert ansvarlig person ved skriftlig fullmakt. Vedkommende må godta rollen skriftlig og ha tilgang til hele produktfilen.

Hovedpunkter

• Importert kosmetikk trenger en ansvarlig person i EU, en CPSR, en produktfil og en CPNP-notifisering.
• Kontroller ingrediensene mot EU-vedleggene og merk med EU-adressen og opprinnelseslandet.
• God produksjonspraksis må dokumenteres, selv om et sertifikat er valgfritt.
• Toll og produktlovgivning er adskilt; ta hånd om begge før den første forsendelsen.