Importare cosmetici nell'UE: requisiti passo dopo passo

I cosmetici fabbricati negli Stati Uniti, in Corea, in Cina, in Turchia o in qualsiasi altro paese extraeuropeo possono essere venduti nell’UE, ma solo se l’importatore rispetta una serie di obblighi chiari. Questa guida spiega i requisiti per importare cosmetici nell’UE: chi è responsabile, di quali documenti ha bisogno, come il prodotto deve essere notificato ed etichettato e quali controlli doganali aspettarsi.

La risposta breve

Per importare cosmetici nell’UE, il prodotto richiede una Persona Responsabile stabilita nell’UE (per impostazione predefinita l’importatore), una relazione sulla sicurezza del prodotto cosmetico firmata e un fascicolo informativo sul prodotto, la notifica nel portale CPNP prima dell’immissione sul mercato, ingredienti ed etichettatura conformi che includano il paese di origine e una fabbricazione secondo le buone pratiche di fabbricazione. Non esiste alcuna licenza UE né registrazione del prodotto presso la dogana; i controlli sono la documentazione e la Persona Responsabile.

Chi è considerato importatore?

L’importatore è un’impresa stabilita nell’UE che immette sul mercato UE un prodotto proveniente da un paese extra-UE. Il momento rilevante è la prima messa a disposizione, non il semplice arrivo in porto. Ai sensi del Regolamento (CE) n. 1223/2009, per un prodotto importato l’importatore è la Persona Responsabile (RP), a meno che non designi un altro soggetto stabilito nell’UE tramite mandato scritto accettato per iscritto. Un marchio extra-UE non può essere la propria RP nell’UE e non può limitarsi a spedire ai consumatori aspettando che le norme UE non si applichino: i pacchi destinati ai clienti UE sono soggetti alle stesse regole.

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Che cosa deve garantire l’importatore o la RP?

• Il prodotto è sicuro in condizioni d’uso normali o ragionevolmente prevedibili.
• Esiste una relazione sulla sicurezza del prodotto cosmetico e il fascicolo informativo sul prodotto è conservato presso l’indirizzo della RP.
• Il prodotto è notificato nel CPNP prima della messa in vendita.
• Gli ingredienti rispettano gli allegati UE delle sostanze vietate e limitate.
• L’etichetta è corretta e, per le importazioni, riporta il paese di origine.
• Il prodotto è fabbricato secondo le buone pratiche di fabbricazione.
• I problemi sono gestiti: reclami, effetti indesiderabili gravi, azioni correttive e richiamo.

Fase 1: confermare che il prodotto sia un cosmetico

Un cosmetico è una sostanza o miscela destinata a essere applicata sulle parti esterne del corpo o sui denti e sulle mucose della bocca, allo scopo esclusivo o prevalente di pulirli, profumarli, proteggerli, modificarne l’aspetto o mantenerli in buono stato. I prodotti che dichiarano di trattare o prevenire malattie, come alcuni solari o prodotti antiforfora commercializzati con claim terapeutici in altri paesi, possono essere esclusi dal regolamento sui cosmetici. Classifichi il prodotto prima di investire nella documentazione, perché lo stesso articolo può essere un cosmetico in un paese e un farmaco o un altro prodotto in un altro.

Fase 2: verificare la formula rispetto agli allegati UE

Molti paesi consentono ingredienti che l’UE vieta o limita, e gli elenchi UE di coloranti, conservanti e filtri UV sono elenchi positivi: possono essere usate solo le sostanze elencate. Chieda al produttore la formula completa con le concentrazioni, la confronti con gli allegati e verifichi le restrizioni su allergeni delle fragranze e microplastiche. Lo faccia prima del primo ordine, non allo sportello doganale. L’UE inoltre non consente la commercializzazione di cosmetici la cui formulazione finale o i cui ingredienti sono stati sottoposti a sperimentazione animale per soddisfare il regolamento.

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Fase 3: ottenere una CPSR e costruire il fascicolo prodotto

Ogni prodotto richiede una relazione sulla sicurezza del prodotto cosmetico (CPSR), firmata da un valutatore con qualifiche riconosciute nell’UE. La Parte A raccoglie i dati di sicurezza: formula, proprietà fisiche e chimiche, qualità microbiologica, impurezze, imballaggio, uso previsto ed esposizione. La Parte B è il parere del valutatore. Il fascicolo informativo sul prodotto aggiunge la descrizione del prodotto, la prova delle buone pratiche di fabbricazione, le evidenze a supporto dei claim e le informazioni sulla sperimentazione animale, ed è conservato per dieci anni dopo l’immissione sul mercato dell’ultimo lotto, a disposizione delle autorità in una lingua facilmente comprensibile. Una relazione sulla sicurezza o un “certificato” emesso per un altro mercato non è un sostituto.

I dati a supporto comprendono di solito stabilità e compatibilità con l’imballaggio, qualità microbiologica e, per i prodotti a base acquosa, un challenge test. Chieda al Suo produttore quali di questi possiede già e quali metodi sono stati usati, così da non ripetere il lavoro.

Fase 4: verificare la buona fabbricazione

Lo stabilimento deve lavorare secondo le buone pratiche di fabbricazione, e seguire la ISO 22716 dà una presunzione di conformità. Un certificato non è obbligatorio, ma le evidenze sì. Richieda un certificato o un rapporto di audit e inserisca le aspettative di qualità nel contratto di fornitura: registri di lotto, comunicazione delle modifiche, gestione dei reclami e conservazione dei campioni.

Fase 5: notificare nel CPNP

Prima dell’immissione sul mercato, la RP presenta il prodotto nel portale di notifica dei prodotti cosmetici. La notifica comprende nome e categoria del prodotto, la RP e l’importatore, il paese di origine, il recapito per i centri antiveleni, gli eventuali nanomateriali, la formulazione quadro e l’etichetta originale. Una sola notifica copre tutti gli Stati membri dell’UE.

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Fase 6: etichettare per l’UE

L’etichetta deve riportare nome e indirizzo della RP, il paese di origine del prodotto importato, il contenuto nominale, la data di durata minima o il simbolo del periodo dopo l’apertura, le precauzioni, il numero di lotto, la funzione e l’elenco degli ingredienti con denominazioni INCI. Le avvertenze devono essere nella lingua richiesta dallo Stato membro in cui il prodotto è venduto. Se il Suo stabilimento ha stampato l’imballaggio per un altro mercato, preveda una fase di rietichettatura prima della spedizione: gli adesivi applicati nell’UE dall’importatore sono comuni, ma devono essere leggibili, indelebili e coprire correttamente le informazioni.

Fase 7: dogana e spedizione

La dogana è un processo distinto dalla normativa sui prodotti. Si aspetti una dichiarazione doganale, un codice tariffario, dazi e imposte all’importazione, ove applicabili, e possibili controlli sulla corrispondenza del prodotto con i documenti. L’importatore indicato nei documenti doganali dovrebbe essere coerente con la RP in etichetta. Uno spedizioniere può occuparsi delle formalità. Non forniamo consulenza legale, quindi si rivolga a uno specialista doganale per questioni di imposte, dazi e origine.

Vendere online ai consumatori UE da fuori dell’UE

Le vendite online non creano alcuna eccezione. Se il Suo negozio online spedisce a consumatori nell’UE, i prodotti sono messi a disposizione sul mercato UE, quindi si applicano le stesse regole su Persona Responsabile, relazione sulla sicurezza, notifica ed etichettatura. I marketplace chiedono sempre più spesso ai venditori di indicare la Persona Responsabile e i dati CPNP per ogni inserzione: tenga queste informazioni pronte e si assicuri che la pagina del prodotto corrisponda all’etichetta.

Errori comuni

• Presumere che un certificato o una registrazione estera sia accettata nell’UE.
• Spedire prima e nominare la RP dopo.
• Non verificare la formula rispetto agli allegati UE.
• Omettere in etichetta il paese di origine o l’indirizzo UE.
• Affidarsi al fornitore perché conservi il fascicolo prodotto in un luogo che la RP non può raggiungere.

Domande frequenti

Posso importare cosmetici nell’UE senza una CPSR?

No. Una relazione sulla sicurezza firmata fa parte del fascicolo di conformità che deve esistere prima dell’immissione del prodotto sul mercato.

Devo notificare ogni paese UE?

No. Una sola notifica CPNP da parte della Persona Responsabile copre tutti gli Stati membri.

Il fabbricante extra-UE può nominare qualcuno nell’UE?

Sì. Il fabbricante o l’importatore può designare una Persona Responsabile stabilita nell’UE tramite mandato scritto. Tale soggetto deve accettare il ruolo per iscritto e avere accesso al fascicolo completo del prodotto.

Punti chiave

• I cosmetici importati richiedono una Persona Responsabile UE, una CPSR, un fascicolo prodotto e una notifica CPNP.
• Verifichi gli ingredienti rispetto agli allegati UE ed etichetti con l’indirizzo UE e il paese di origine.
• La buona fabbricazione deve essere documentata, anche se il certificato è facoltativo.
• Dogana e normativa sui prodotti sono distinte; si occupi di entrambe prima della prima spedizione.