Cosmetica importeren in de EU: eisen stap voor stap

Cosmetica die in de Verenigde Staten, Korea, China, Turkije of elders buiten Europa is gemaakt, mag in de EU worden verkocht, maar alleen als de importeur aan een reeks duidelijke verplichtingen voldoet. Deze gids behandelt de eisen om cosmetica in de EU te importeren: wie verantwoordelijk is, welke documenten u nodig hebt, hoe het product moet worden genotificeerd en geëtiketteerd en welke douanecontroles u kunt verwachten.

Het korte antwoord

Om cosmetica in de EU te importeren, heeft het product een in de EU gevestigde verantwoordelijke persoon nodig (standaard de importeur), een ondertekend veiligheidsrapport voor cosmetische producten en productinformatiebestand, notificatie in het CPNP-portaal voordat het op de markt wordt gebracht, conforme ingrediënten en etikettering inclusief het land van oorsprong, en productie volgens goede productiepraktijken. Er is geen EU-vergunning of productregistratie bij de douane; de controles bestaan uit de documentatie en de verantwoordelijke persoon.

Wie geldt als importeur?

Een importeur is een in de EU gevestigd bedrijf dat een product uit een niet-EU-land op de EU-markt brengt. Dat is het moment waarop het product voor het eerst beschikbaar wordt gesteld, niet simpelweg de aankomst in een haven. Onder Verordening (EG) nr. 1223/2009 is de importeur bij een geïmporteerd product de verantwoordelijke persoon (Responsible Person, RP), tenzij hij via een schriftelijk mandaat dat schriftelijk wordt aanvaard een andere in de EU gevestigde persoon aanwijst. Een merk van buiten de EU kan in de EU niet zijn eigen RP zijn, en kan niet zomaar aan consumenten verzenden in de hoop dat de EU-regels niet gelden: consumentenpakketten naar EU-klanten vallen onder dezelfde regels.

Lees ook Europese cosmeticaverordening 1223/2009 in gewone taal uitgelegd

Wat moet de importeur of RP garanderen?

• Het product is veilig bij normaal of redelijkerwijs voorzienbaar gebruik.
• Er bestaat een veiligheidsrapport voor cosmetische producten en het productinformatiebestand wordt bewaard op het adres van de RP.
• Het product is in het CPNP genotificeerd voordat het in de verkoop gaat.
• De ingrediënten houden zich aan de EU-bijlagen met verboden en beperkte stoffen.
• Het etiket is correct en vermeldt bij import het land van oorsprong.
• Het product is gemaakt volgens goede productiepraktijken.
• Problemen worden afgehandeld: klachten, ernstige ongewenste effecten, corrigerende maatregelen en terugroepacties.

Stap 1: bevestig dat het product een cosmetisch product is

Een cosmetisch product is een stof of mengsel dat wordt aangebracht op de uitwendige delen van het lichaam of op de tanden en slijmvliezen van de mond, hoofdzakelijk om te reinigen, te parfumeren, te beschermen, het uiterlijk te veranderen of in goede staat te houden. Producten die beweren een ziekte te behandelen of te voorkomen, zoals sommige zonnebrandmiddelen of anti-roosproducten die in andere landen met therapeutische claims worden verkocht, kunnen buiten de cosmeticaverordening vallen. Classificeer het product voordat u in documentatie investeert, want hetzelfde artikel kan in het ene land cosmetica zijn en in een ander land een geneesmiddel of ander product.

Stap 2: toets de formule aan de EU-bijlagen

Veel landen staan ingrediënten toe die de EU verbiedt of beperkt, en de EU-lijsten van kleurstoffen, conserveermiddelen en UV-filters zijn positieve lijsten: alleen vermelde stoffen mogen worden gebruikt. Vraag de fabrikant om de volledige formule met concentraties, vergelijk die met de bijlagen en controleer de beperkingen voor geurstofallergenen en microplastics. Doe dit vóór de eerste bestelling, niet aan de douanebalie. De EU staat ook niet toe dat cosmetica wordt verkocht waarvan de eindformulering of de ingrediënten op dieren zijn getest om aan de verordening te voldoen.

Lees ook Verantwoordelijke persoon voor cosmetica (RP): wie heeft er een nodig en wat doet hij?

Stap 3: laat een CPSR opstellen en bouw het productdossier op

Elk product heeft een veiligheidsrapport voor cosmetische producten (CPSR) nodig, ondertekend door een beoordelaar met in de EU erkende kwalificaties. Deel A verzamelt de veiligheidsgegevens: formule, fysische en chemische eigenschappen, microbiologische kwaliteit, onzuiverheden, verpakking, beoogd gebruik en blootstelling. Deel B is het oordeel van de beoordelaar. Het productinformatiebestand voegt daar de productbeschrijving, het bewijs van goede productiepraktijken, onderbouwing van claims en informatie over dierproeven aan toe, en wordt tien jaar bewaard nadat de laatste batch op de markt is gebracht, beschikbaar voor de autoriteiten in een taal die zij gemakkelijk begrijpen. Een veiligheidsrapport of “certificaat” dat voor een andere markt is afgegeven, is geen vervanging.

De onderbouwende gegevens omvatten meestal stabiliteit en verpakkingscompatibiliteit, microbiologische kwaliteit en, voor producten op waterbasis, een challenge-test. Vraag uw fabrikant welke hiervan al beschikbaar zijn en welke methoden zijn gebruikt, zodat u werk niet dubbel doet.

Stap 4: controleer de goede productiepraktijken

De fabriek moet volgens goede productiepraktijken werken, en het volgen van ISO 22716 geeft een vermoeden van conformiteit. Een certificaat is niet verplicht, bewijs wel. Vraag een certificaat of auditrapport op en leg kwaliteitsverwachtingen vast in het leveringscontract: batchdossiers, kennisgeving van wijzigingen, klachtenafhandeling en het bewaren van monsters.

Stap 5: notificeer in het CPNP

Voordat het product op de markt wordt gebracht, dient de RP het in bij het Cosmetic Products Notification Portal. De notificatie bevat productnaam en -categorie, de RP en de importeur, het land van oorsprong, het contact voor antigifcentra, eventuele nanomaterialen, de kaderformulering en het oorspronkelijke etiket. Eén notificatie geldt voor alle EU-lidstaten.

Lees ook CPNP-kennisgeving: zo registreert u een cosmetisch product

Stap 6: etiketteer voor de EU

Het etiket moet de naam en het adres van de RP vermelden, het land van oorsprong van het geïmporteerde product, nominale inhoud, de datum van minimale houdbaarheid of het symbool voor de periode na opening, voorzorgsmaatregelen, batchnummer, functie en de ingrediëntenlijst met INCI-namen. Waarschuwingen moeten in de taal staan die de lidstaat vereist waar het product wordt verkocht. Heeft uw fabriek de verpakking voor een andere markt bedrukt, plan dan een herlabelingsstap vóór verzending, want stickers die de importeur in de EU aanbrengt komen vaak voor, maar moeten leesbaar en onuitwisbaar zijn en de informatie juist bedekken.

Stap 7: douane en verzending

De douane is een proces los van het productrecht. Reken op een douaneaangifte, een tariefcode, rechten en invoerbelastingen voor zover van toepassing, en mogelijke controles of het product overeenkomt met de documenten. De op de douanedocumenten genoemde importeur moet overeenkomen met de RP op het etiket. Een expediteur kan de formaliteiten afhandelen. Wij geven geen juridisch advies, dus leg vragen over belasting, rechten en oorsprong voor aan een douanespecialist.

Online verkopen aan EU-consumenten van buiten de EU

Online verkoop vormt geen uitzondering. Als uw webshop aan consumenten in de EU levert, worden de producten op de EU-markt beschikbaar gesteld, en gelden dus dezelfde regels voor verantwoordelijke persoon, veiligheidsrapport, notificatie en etikettering. Marktplaatsen vragen verkopers steeds vaker om per aanbieding de verantwoordelijke persoon en de CPNP-gegevens te tonen, dus houd die informatie bij de hand en zorg dat de productpagina overeenkomt met het etiket.

Veelgemaakte fouten

• Ervan uitgaan dat een buitenlands certificaat of een buitenlandse registratie in de EU wordt geaccepteerd.
• Eerst verzenden en daarna pas een RP aanwijzen.
• De formule niet toetsen aan de EU-bijlagen.
• Het land van oorsprong of het EU-adres op het etiket weglaten.
• Ervan uitgaan dat de leverancier het productdossier bewaart op een plek waar de RP niet bij kan.

Veelgestelde vragen

Kan ik cosmetica in de EU importeren zonder CPSR?

Nee. Een ondertekend veiligheidsrapport maakt deel uit van het conformiteitsdossier dat moet bestaan voordat het product op de markt wordt gebracht.

Moet ik elk EU-land notificeren?

Nee. Eén CPNP-notificatie door de verantwoordelijke persoon geldt voor alle lidstaten.

Kan de fabrikant van buiten de EU iemand in de EU aanwijzen?

Ja. De fabrikant of importeur kan via een schriftelijk mandaat een in de EU gevestigde verantwoordelijke persoon aanwijzen. Die persoon moet de rol schriftelijk aanvaarden en toegang hebben tot het volledige productdossier.

Belangrijkste punten

• Geïmporteerde cosmetica heeft een EU-verantwoordelijke persoon, een CPSR, een productdossier en een CPNP-notificatie nodig.
• Controleer ingrediënten aan de hand van de EU-bijlagen en etiketteer met het EU-adres en het land van oorsprong.
• Goede productiepraktijken moeten worden aangetoond, ook als een certificaat optioneel is.
• Douane en productrecht zijn gescheiden; regel beide vóór de eerste zending.