Voordat er één potje is gevuld, heeft u al tientallen ingrediënten gekocht: oliën, emulgatoren, actieve stoffen, conserveermiddelen, parfum. Elk ervan komt met een etiket, en veel zouden ook met een veiligheidsinformatieblad moeten komen. Zoekt u het SDS voor cosmetische grondstoffen, dan zijn de vragen eenvoudig maar belangrijk: welke leveranciers moeten er een sturen, wat moet erin staan en hoe controleert u het voordat u erop vertrouwt? Deze gids beantwoordt ze in praktische termen, vanuit het perspectief van een merk.
Inhoud
- Het korte antwoord
- Wat de wet van een leverancier eist
- Levering, taal en updates
- Wat als de grondstof niet is ingedeeld?
- Wat u naast het SDS nog moet vragen
- Hoe u een SDS van een grondstof bij aankomst controleert
- Wanneer een SDS “alleen industrieel gebruik” zegt
- Hoe het SDS uw CPSR voedt
- Uw SDS-bibliotheek actueel houden
- Een uitgewerkt voorbeeld
- Veelgemaakte fouten
- Veelgestelde vragen
- Belangrijkste punten
Het korte antwoord
Onder REACH moet de leverancier van een gevaarlijke stof of een gevaarlijk mengsel zijn afnemer kosteloos een veiligheidsinformatieblad verstrekken, in de officiële taal van het land waar het wordt verkocht, uiterlijk bij de eerste levering. U bent de afnemer, dus u heeft recht op een actueel SDS met 16 rubrieken voor elke ingedeelde grondstof. Voor grondstoffen die niet als gevaarlijk zijn ingedeeld, is een SDS meestal niet verplicht, maar de leverancier moet nog steeds bepaalde informatie doorgeven, en in sommige gevallen kunt u er een opvragen. Uw eigen SDS voor een eindproduct is een aparte kwestie.
Wat de wet van een leverancier eist
Artikel 31 van de REACH-verordening (EG) nr. 1907/2006 legt de belangrijkste plichten vast. In de praktijk moet een leverancier een SDS verstrekken wanneer de stof of het mengsel:
- voldoet aan de criteria voor indeling als gevaarlijk onder de CLP-verordening;
- persistent, bioaccumulerend en toxisch is, of zeer persistent en zeer bioaccumulerend;
- is opgenomen in de kandidaatslijst van stoffen die aanleiding geven tot zeer ernstige bezorgdheid.
Voor bepaalde mengsels die niet zijn ingedeeld, moet op verzoek een SDS worden verstrekt wanneer ze een gevaarlijke stof boven vastgestelde concentratiedrempels bevatten. De exacte grenzen hangen af van het type gevaar en staan in het artikel. Het SDS moet het formaat van Annex II van REACH volgen, zoals gewijzigd door Verordening (EU) 2020/878, met 16 genummerde rubrieken.
Lees ook SDS versus CPSR: welke hebt u nodig?
Levering, taal en updates
- Kosteloos, op papier of elektronisch, uiterlijk bij de eerste levering.
- In een officiële taal van het land waar het materiaal op de markt wordt gebracht, tenzij dat land anders bepaalt.
- Actueel gehouden: wanneer nieuwe gevareninformatie of een indelingswijziging opduikt, moet de leverancier het SDS herzien en sturen naar afnemers die het materiaal in de voorgaande twaalf maanden hebben ontvangen.
- Bewaard: leveranciers en gebruikers moeten de informatie over het algemeen minstens tien jaar bewaren.
Wat als de grondstof niet is ingedeeld?
Veel cosmetische ingrediënten, zoals glycerine of een gewone plantaardige olie, zijn niet als gevaarlijk ingedeeld. Voor deze is een SDS meestal niet vereist, maar artikel 32 van REACH verplicht de leverancier nog steeds informatie door te geven zoals een registratienummer waar dat bestaat, of de stof onderworpen is aan autorisatie of beperking, en andere beschikbare informatie die nodig is voor veilig gebruik. Veel leveranciers sturen toch een SDS of een gelijkwaardig informatieblad. Vraag ernaar. Het is een kleine vraag voor de leverancier en bespaart u later vragen.
Wat u naast het SDS nog moet vragen
Het SDS is een veiligheidsdocument voor hantering en transport. Het vertelt uw veiligheidsbeoordelaar niet alles. Vraag voor een compleet grondstofdossier ook om:
- het technisch informatieblad (TDS) en het analysecertificaat (CoA) per batch;
- de volledige samenstelling en INCI-naam, of een vertrouwelijke route naar uw beoordelaar;
- de allergenenverklaring en, voor parfum, het conformiteitscertificaat van de leverancier;
- verklaringen over CMR-stoffen, nanomaterialen, dierlijke oorsprong en ggo-status waar relevant;
- verklaringen over zware metalen, restoplosmiddelen en andere onzuiverheden;
- de microbiologische specificatie, vooral voor natuurlijke materialen en materialen op waterbasis.
Lees ook Hebben cosmetica een veiligheidsinformatieblad (SDS) nodig?
Hoe u een SDS van een grondstof bij aankomst controleert
- Datum en versie. Een recente herzieningsdatum en het Annex II-formaat met 16 rubrieken tonen aan dat het document wordt onderhouden.
- Identiteit van de leverancier. Rubriek 1 moet de leverancier noemen met adres en een noodtelefoonnummer.
- Geïdentificeerde toepassingen. Controleer of cosmetisch of persoonlijk verzorgend gebruik wordt gedekt, of er althans niet van wordt uitgesloten.
- Samenstelling. Rubriek 3 vermeldt meestal alleen de gevaarlijke bestanddelen, dus vergelijk het met de INCI en de specificatie.
- Indeling en hantering. De rubrieken 2, 7 en 8 vertellen u hoe u het materiaal opslaat, welke bescherming medewerkers nodig hebben en of er speciale etikettering voor geldt.
- Fysische gegevens. Rubriek 9 geeft pH, vlampunt en uiterlijk, wat helpt bij formulering en opslag.
- Toxicologische gegevens. Rubriek 11 kan uw beoordelaar ondersteunen, hoewel het geen vervanging is voor een toxicologisch profiel.
- Transport. Rubriek 14 toont of het materiaal voor verzending is gereguleerd.
Wanneer een SDS “alleen industrieel gebruik” zegt
Sommige SDS’s vermelden in rubriek 1.2 alleen industriële of professionele toepassingen. Dat betekent niet automatisch dat het materiaal ongeschikt is voor cosmetica, omdat SDS’s de geregistreerde toepassingen van de leverancier beschrijven. Het betekent wel dat u de leverancier om een schriftelijke verklaring moet vragen dat het materiaal geschikt is voor cosmetisch gebruik en voldoet aan de Cosmeticaverordening, en uw beoordelaar wil die verklaring zien. Kan de leverancier die niet geven, behandel het materiaal dan als onbevestigd.
Hoe het SDS uw CPSR voedt
SDS’s van grondstoffen dragen bij aan de kwantitatieve en kwalitatieve samenstelling, aan gevareninformatie die de beoordelaar in aanmerking neemt, en aan fysische en chemische eigenschappen. Ze vervangen de specificatie of toxicologische gegevens van de leverancier niet. Wanneer u een CPSR bestelt, geef de beoordelaar dan het volledige grondstofdossier, niet alleen het SDS. Het helpt ook om het SDS te bewaren bij de resultaten van uw stabiliteitstest, zodat een beoordelaar elk ingrediënt kan herleiden tot een actueel document.
Lees ook CPSR Annex I-checklist: elk element van een veiligheidsrapport
Uw SDS-bibliotheek actueel houden
Maak een eenvoudig register met het materiaal, de leverancier, de SDS-datum en de volgende controle. Herzie het minstens eenmaal per jaar en telkens wanneer u van leverancier of kwaliteit wisselt. Stuurt een leverancier een herzien SDS, vervang dan het oude en noteer wat er is gewijzigd, vooral in de indeling. Medewerkers die in uw werkplaats met geconcentreerde materialen, ontvlambare oplosmiddelen of parfumoliën werken, moeten toegang hebben tot het SDS en het hanteringsadvies opvolgen.
Een uitgewerkt voorbeeld
Een klein merk koopt een citrusparfumolie en een conserveermiddelmengsel. Het parfum is ingedeeld als huidsensibilisator en ontvlambaar, dus de leverancier stuurt een SDS met 16 rubrieken en een allergenenverklaring. Het conserveermiddelmengsel is ingedeeld voor oogletsel, met een lang document dat gebruikslimieten bevat. Beide SDS’s noemen cosmetisch gebruik. Het merk ontvangt bij elke batch ook een CoA, archiveert alles in één map en stuurt het naar de veiligheidsbeoordelaar. Wanneer de parfumleverancier het jaar daarop het SDS herziet, vervangt het merk het bestand en informeert het zijn beoordelaar over de nieuwe indeling.
Veelgemaakte fouten
- Een ontbrekend SDS behandelen als bewijs dat een materiaal onschadelijk is.
- Een SDS in de verkeerde taal of van een onbekende herziening gebruiken.
- Aannemen dat rubriek 3 de volledige samenstelling is.
- SDS’s archiveren maar nooit bijwerken.
- Alleen op een SDS vertrouwen en de specificatie, het CoA en de verklaringen overslaan.
Veelgestelde vragen
Komt elke cosmetische grondstof met een SDS?
Nee. Een leverancier moet een SDS verstrekken voor ingedeelde of anderszins gereguleerde materialen. Niet-ingedeelde materialen kunnen vrijwillig of op verzoek met een informatieblad komen.
Kan ik een SDS van een leverancier buiten de EU gebruiken?
Alleen als het voldoet aan de EU-eisen voor formaat en taal voor de markt waar u koopt. Zo niet, vraag de EU-importeur of -distributeur dan om een conforme versie.
Wie heeft een SDS voor het eindproduct nodig?
Niet elk merk, maar het wordt vaak gevraagd voor bulk, transport en zakelijke klanten. Ons REACH-conforme SDS is beschikbaar in meer dan 30 talen.
Belangrijkste punten
- Leveranciers moeten voor ingedeelde grondstoffen een actueel SDS verstrekken, kosteloos, in uw taal.
- Niet-ingedeelde materialen hebben er misschien geen nodig, maar vraag toch om een informatieblad en de verklaringen van de leverancier.
- Controleer bij aankomst datum, leverancier, toepassingen, samenstelling en indeling, en houd een register bij.
- Het SDS ondersteunt uw CPSR, maar vervangt specificaties, CoA en verklaringen over cosmetisch gebruik niet.