Analysecertificaat (CoA) voor cosmetica: wat het laat zien

Je distributeur vraagt om “de CoA”, je grondstofleverancier stuurt er een bij elke vat en je producent nietst er een aan elke batch. Maar wat bewijst een analysecertificaat voor cosmetica eigenlijk, en is het hetzelfde als een laboratoriumrapport of een veiligheidsbeoordeling? Kort samengevat: een CoA is een batchspecifiek document met de afgesproken specificatie van een product of grondstof, de testresultaten van precies die batch en een ondertekende vrijgavebeslissing. Deze gids legt uit wat een cosmetische CoA moet bevatten, waar de gegevens erachter vandaan komen en hoe je er een herkent waarop je niet moet vertrouwen.

Het korte antwoord

Een analysecertificaat (CoA) bevestigt dat één specifieke batch bij vrijgave aan zijn specificatie voldeed. Het wordt afgegeven door wie de batch beheerst: de ingrediëntleverancier voor een grondstof, of de fabrikant of het merk voor een eindproduct. De Europese cosmeticawetgeving gebruikt de term “analysecertificaat” niet, maar zowel goede productiepraktijken als de veiligheidsbeoordeling zijn afhankelijk van het soort gegevens dat een CoA samenvat. Een CoA is geen veiligheidsrapport, geen challengetest en geen goedkeuringscertificaat van een autoriteit.

Wat is een analysecertificaat?

Zie de CoA als het rapportcijfer van de batch. Voordat een batch de kwaliteitscontrole verlaat, vergelijkt iemand de gemeten waarden met de vooraf afgesproken limieten en tekent alleen af als alles binnen die limieten valt. De CoA legt die vergelijking vast. Hij verwijst altijd naar een batch- of lotnummer, nooit naar een product in het algemeen, en daarom heeft een nieuwe batch een nieuwe CoA nodig.

Twee documenten worden er vaak mee verward. Een specificatieblad (of technisch gegevensblad) noemt de limieten waaraan een product moet voldoen, zonder resultaten. Een laboratoriumtestrapport geeft de gedetailleerde resultaten van één test, met de methode, de omstandigheden en de handtekening van de analist. Een CoA zit daartussenin: hij brengt de belangrijkste resultaten samen naast de specificatie en geeft aan of de batch voldoet.

Lees ook Voordelen van het laten testen van cosmetica bij ons

Twee soorten CoA die je tegenkomt

• CoA voor grondstoffen. Door je ingrediëntleverancier meegestuurd bij elke partij olie, extract, conserveermiddel, parfum of actieve stof. Meestal worden identiteit, uiterlijk, zuiverheid of gehalte gecontroleerd, en bij veel materialen ook microbiologische aantallen, zware metalen of restoplosmiddelen.
• CoA voor het eindproduct. Afgegeven door je contractfabrikant of door jezelf voor elke batch van het uiteindelijke cosmetische product. Hij behandelt de kenmerken van het bulk- of gevulde product, zoals uiterlijk, geur, pH, viscositeit en microbiologische kwaliteit.

Wat een cosmetische CoA moet bevatten

De opmaak verschilt, maar een CoA waarop je klanten en je veiligheidsbeoordelaar kunnen vertrouwen, toont meestal:

• De naam van het product of de grondstof, waar relevant de INCI-naam, en de interne code.
• Het batch- of lotnummer, de productiedatum en de vervaldatum of hertestdatum.
• Elke geteste parameter, de specificatielimiet en het werkelijke resultaat, niet alleen “conform”.
• De testmethode of norm die voor elke parameter is gebruikt.
• De vrijgavebeslissing, de datum en de naam en handtekening van de verantwoordelijke persoon bij de kwaliteitscontrole.
• De naam en het adres van de uitgever.

Typische parameters op de CoA van een eindproduct

Bij een emulsie, gel of shampoo zijn de fysische en chemische controles meestal uiterlijk, kleur, geur, pH, viscositeit en soms dichtheid of vulgewicht. Het microbiologische deel vermeldt normaal gesproken het totale aantal aerobe mesofiele kiemen, gisten en schimmels, en de afwezigheid van gespecificeerde micro-organismen zoals Escherichia coli, Pseudomonas aeruginosa, Staphylococcus aureus en Candida albicans.

De referentie voor microbiologische limieten is ISO 17516. Voor producten voor kinderen jonger dan drie jaar, voor de oogcontour en voor slijmvliezen is de gebruikelijke limiet maximaal 100 kolonievormende eenheden per gram of milliliter; voor andere producten is dat maximaal 1.000, met afwezigheid van de gespecificeerde micro-organismen in één gram of milliliter. Een CoA van een eindproduct met ruimere limieten zou vragen moeten oproepen.

Lees ook Het cosmetische testproces bij Cosmetic Testing Lab (van begin tot eind)

Is een CoA wettelijk verplicht in de EU?

Verordening (EG) nr. 1223/2009 vereist geen document dat CoA heet. Wel vereist zij productie volgens goede productiepraktijken (artikel 8), en ISO 22716, de geharmoniseerde GMP-norm, verwacht dat grondstoffen bij ontvangst worden gecontroleerd en eindproducten vóór vrijgave worden gecontroleerd. Bijlage I, die bepaalt wat de CPSR moet omvatten, vraagt om de microbiologische kwaliteit van het product en informatie over de zuiverheid van de ingrediënten. In de praktijk zijn CoA’s de manier waarop het grootste deel van die informatie wordt vastgelegd en door de toeleveringsketen wordt doorgegeven.

Commerciële partners zijn strenger dan de wet. Winkeliers, distributeurs en importeurs weigeren vaak een product op te nemen of een levering te accepteren zonder CoA per batch.

Hoe je veiligheidsbeoordelaar CoA’s gebruikt

CoA’s van grondstoffen helpen de beoordelaar om zuiverheid, onzuiverheden en sporen te beoordelen, bijvoorbeeld zware metalen in minerale pigmenten of restoplosmiddelen in extracten. Gegevens over het eindproduct tonen aan dat het product voldoet aan de microbiologische kwaliteit die in het veiligheidsrapport wordt beweerd. De beoordelaar zoekt ook naar de stabiliteitsgegevens achter de houdbaarheidsdatum en, voor producten op waterbasis, naar een challengetest die aantoont dat de conservering werkt. Een CoA vervangt geen van beide: hij laat zien dat een batch op de dag van vrijgave in orde was, niet dat hij dat gedurende de hele houdbaarheid blijft.

Waar onafhankelijk labonderzoek past

Een CoA is slechts zo betrouwbaar als het onderzoek erachter. Grote fabrikanten hebben eigen QC-laboratoria. Veel kleine merken en contractvullers hebben dat niet, zeker niet voor microbiologie, waarvoor een gecontroleerd lab en gevalideerde methoden nodig zijn. In dat geval moeten de microbiologische regels op je CoA afkomstig zijn van een extern laboratorium.

Onze test op microbiologische specificaties controleert de kwaliteit van je eindproduct zoals het nu is en levert ongeveer vijf dagen nadat we de monsters hebben ontvangen een ondertekend pdf-rapport. Je kunt naar dat rapport verwijzen op je batch-CoA en het opnemen in je productinformatiedossier. Voor de vervaldatum of PAO op het etiket levert een stabiliteits- en compatibiliteitstest de onderbouwende gegevens.

Lees ook Cosmetische tests uitbesteden of in eigen huis uitvoeren? Een praktische gids

Waarschuwingssignalen in een analysecertificaat

• Geen batchnummer, of een batchnummer dat niet overeenkomt met het etiket of de pakbon.
• “Voldoet” of “conform” bij elke regel, zonder waarden.
• Geen testmethoden, of methoden die niet bij de parameter passen.
• Identieke resultaten batch na batch, tot op de laatste decimaal.
• Specificatielimieten die ruimer zijn dan ISO 17516 voor microbiologie.
• Ontbrekende datum of handtekening, of een testdatum vóór de productiedatum.
• Een CoA van de leverancier die wordt gepresenteerd als bewijs voor je eindproduct.

Je eigen CoA voor het eindproduct opstellen

1. Spreek met je fabrikant een schriftelijke specificatie af: elke parameter, limiet en methode.
2. Bepaal welke tests bij elke batch worden uitgevoerd en welke periodiek.
3. Gebruik een sjabloon met batchnummer, data, limieten, resultaten en een vrijgavehandtekening.
4. Voeg de onderliggende laboratoriumrapporten bij of verwijs ernaar, vooral voor microbiologie.
5. Bewaar de CoA’s bij je batchdossiers en stel ze beschikbaar aan je verantwoordelijke persoon.
6. Herzie de specificatie telkens wanneer de formule, de leverancier of de verpakking verandert.

CoA, SDS, CPSR: wie heeft wat nodig?

Een CoA beschrijft één batch. Een veiligheidsinformatieblad beschrijft de gevaren van een stof of mengsel voor hantering en transport en wordt vooral gevraagd in de handel tussen bedrijven. Een CPSR is de wettelijke veiligheidsbeoordeling van het cosmetische product voor consumenten. Kopers vragen soms alle drie in dezelfde e-mail; ze beantwoorden verschillende vragen, dus houd ze als aparte documenten.

Veelgestelde vragen

Kan ik de CoA van mijn leverancier gebruiken voor mijn eindproduct?

Nee. Een CoA van een grondstof geldt alleen voor die ingrediëntpartij. Je eindproduct heeft eigen gegevens nodig, omdat mengen, vullen en verpakken de kwaliteit kunnen veranderen.

Heeft elke batch een CoA nodig?

Meestal wel. Elke batch wordt vrijgegeven op basis van zijn eigen resultaten en klanten vragen vaak om de CoA van precies de partij die ze ontvangen. Sommige tests kunnen periodiek zijn als je specificatie en risicobeoordeling dat rechtvaardigen.

Is een CoA hetzelfde als een certificaat van een autoriteit?

Nee. Het is een kwaliteitsdocument dat door de leverancier, fabrikant of het merk wordt afgegeven. Geen enkele EU-autoriteit geeft CoA’s voor cosmetica af.

Belangrijkste punten

• Een cosmetische CoA bevestigt dat één batch bij vrijgave aan zijn specificatie voldeed.
• Hij moet limieten, werkelijke resultaten, methoden en een ondertekende vrijgavebeslissing tonen.
• CoA’s van grondstoffen ondersteunen de veiligheidsbeoordeling; CoA’s van eindproducten ondersteunen de batchvrijgave.
• Microbiologie op een CoA moet van een geschikt lab komen en voldoen aan de limieten van ISO 17516.