CPSR versus PIF: wat is het verschil?

De cosmeticaregelgeving zit vol afkortingen, en twee ervan veroorzaken de meeste verwarring: CPSR versus PIF. Merken gebruiken de woorden vaak alsof ze hetzelfde betekenen, of gaan ervan uit dat het kopen van de een de ander dekt. Ze zijn niet hetzelfde, en de een zit in de ander. Deze gids legt uit wat elk document is, hoe ze zich tot elkaar verhouden, wie ze nodig heeft en hoe u beide op orde houdt.

Het korte antwoord

Het CPSR (veiligheidsrapport voor cosmetische producten) is de veiligheidsbeoordeling van uw product, ondertekend door een gekwalificeerde veiligheidsbeoordelaar. Het PIF (productinformatiebestand) is het volledige dossier dat u per product bewaart, en het CPSR is daar een verplicht onderdeel van. Beide komen uit Verordening (EG) nr. 1223/2009: het veiligheidsrapport uit artikel 10 en bijlage I, het dossier uit artikel 11. U hebt een CPSR nodig om een conform PIF op te bouwen, maar een CPSR alleen is geen PIF.

Wat is een CPSR?

Het CPSR documenteert dat het eindproduct veilig is voor de menselijke gezondheid bij normaal of redelijkerwijs voorzienbaar gebruik. Het bestaat uit twee delen. Deel A verzamelt de veiligheidsinformatie: formule, fysische en chemische eigenschappen, microbiologische kwaliteit, onzuiverheden, verpakking, blootstelling, toxicologisch profiel van de ingrediënten en ongewenste effecten. Deel B is de beoordeling zelf: de conclusie, waarschuwingen voor het etiket, de redenering en de referenties en handtekening van de beoordelaar. Onze CPSR-dienst omvat beide delen.

Lees ook Wat kost een CPSR in 2026? Prijsfactoren uitgelegd

Wat is een PIF?

Het PIF is het productdossier. Volgens artikel 11 bevat het:

• Een beschrijving van het cosmetische product waarmee het dossier duidelijk aan het product kan worden toegewezen.
• Het veiligheidsrapport voor cosmetische producten (het CPSR).
• Een beschrijving van de fabricagemethode en een verklaring over de naleving van goede productiepraktijken.
• Bewijs van het geclaimde effect, wanneer dat gerechtvaardigd is door de aard of het effect van het product.
• Gegevens over eventuele dierproeven die zijn uitgevoerd in verband met de ontwikkeling of veiligheidsbeoordeling van het product.

Het moet door de verantwoordelijke persoon tien jaar worden bewaard nadat de laatste batch van het product op de markt is gebracht, en het moet gemakkelijk toegankelijk zijn voor de bevoegde autoriteiten op het adres dat op het etiket staat.

Hoe verhouden de twee documenten zich tot elkaar?

Zie het PIF als een map en het CPSR als het belangrijkste document daarin. De map bevat ook fabricage-informatie, claimbewijs en gegevens over dierproeven, die het CPSR niet vervangt. Omgekeerd heeft het CPSR input nodig die normaal in de map zit: ingrediëntspecificaties, testrapporten en verpakkingsinformatie. In de praktijk groeien de twee samen, en een lacune in het ene komt als lacune in het andere naar voren.

Wie heeft wat nodig?

Elk cosmetisch product dat op de EU-markt wordt gebracht, heeft beide nodig. De wettelijke verplichting ligt bij de verantwoordelijke persoon, niet bij de drukker, het laboratorium of de contractfabrikant. Een klein of ambachtelijk merk heeft precies dezelfde plicht als een groot bedrijf, zoals onze gids over wat een CPSR is en wanneer u er een nodig hebt uitlegt. De omvang van de inhoud verschilt wel: een eenvoudig stuk zeep vraagt om een veel lichter dossier dan een leave-on babycrème met een geurstof.

Lees ook Wat is een CPSR? Cosmetic Product Safety Report uitgelegd

Wordt het PIF naar de autoriteiten gestuurd?

Nee. Het product wordt vóór de lancering genotificeerd in het Cosmetic Products Notification Portal (CPNP), en die notificatie is een korte registratie met productcategorie, kaderformulering en etiketinformatie. Noch het PIF noch het CPSR wordt geüpload. Ze worden klaargehouden en op verzoek getoond, bijvoorbeeld tijdens een inspectie. Daarom kunnen autoriteiten er jaren na de lancering van een product om vragen, en daarom telt de termijn van tien jaar. Met een netjes, compleet dossier beantwoordt u een inspectie binnen dagen in plaats van weken, en het beschermt het merk als een retailer vóór de listing bewijs van conformiteit vraagt.

Wat zit wel in een CPSR maar niet in een PIF, en omgekeerd

Het CPSR is uitsluitend een veiligheidsdocument. Het volgende hoort bij het PIF maar maakt geen deel uit van het CPSR:

• De fabricagebeschrijving en de verklaring over goede productiepraktijken (bijvoorbeeld bewijs dat u volgens ISO 22716 werkt).
• Onderbouwing van claims, zoals een klinische studie of consumentenstudie achter “hydrateert 24 uur”.
• Informatie over dierproeven.

In de andere richting zitten gedetailleerde toxicologische redeneringen, blootstellingsberekeningen en veiligheidsmarges in het CPSR, en bevat het PIF simpelweg het ondertekende rapport.

Welke tests voeden welk document?

Laboratoriumrapporten zijn input voor beide. Een stabiliteits- en compatibiliteitstest toont de houdbaarheid en of de verpakking geschikt is. Een microbiologische specificatietest toont de kwaliteit van het eindproduct, en een challenge-test toont dat een product op waterbasis tegen verontreiniging is beschermd. Een patchtest kan het deel over huidverdraagzaamheid van de beoordeling ondersteunen en, waar relevant, een claim. Al onze rapporten zijn ondertekende pdf’s die u aan het dossier kunt toevoegen en die de beoordelaar in het CPSR kan gebruiken.

Lees ook SDS versus CPSR: welke hebt u nodig?

Veelgemaakte fouten

• Het CPSR als het hele dossier beschouwen. Autoriteiten vragen ook om fabricage- en claimbewijs.
• Het dossier opslaan bij een derde die u niet kunt bereiken. Het moet beschikbaar zijn op het adres op het etiket.
• Niet bijwerken na een formulewijziging. Rapport en dossier moeten actueel blijven.
• Documenten kwijtraken na tien jaar. De termijn loopt vanaf de laatste batch, niet vanaf de eerste.
• Een generiek rapport gebruiken. Een rapport moet overeenkomen met uw exacte formule en verpakking.

Hoe u uw PIF organiseert

Een eenvoudige structuur helpt: één map per product en per formuleversie. Maak daarbinnen secties die artikel 11 volgen: productbeschrijving, ondertekend CPSR met bijgevoegde testrapporten, fabricage- en GMP-bewijs, claimbewijs en verklaring over dierproeven. Bewaar ingrediëntspecificaties en leverancierscertificaten naast het CPSR, omdat de beoordelaar erop heeft vertrouwd. Bewaar een kopie op een plek die de verantwoordelijke persoon beheert, bij voorkeur met een back-up, en noteer de datum van elke update zodat u kunt aantonen wat op een bepaald moment gold.

En het SDS?

Een veiligheidsinformatieblad is weer een ander document. Het volgt REACH en beschrijft gevaren en hantering van een stof of mengsel, vooral voor professionele gebruikers. Als u wilt weten wanneer u er een nodig hebt, leggen onze SDS-pagina en de vergelijking van SDS en CPSR het verschil uit. Kortom: het SDS maakt geen deel uit van het PIF, tenzij u ervoor kiest het als ondersteunende informatie op te nemen.

Veelgestelde vragen

Kan ik een PIF bij een lab kopen?

U kunt delen ervan kopen, zoals het CPSR en de testrapporten, maar het PIF als geheel is uw dossier. De verantwoordelijke persoon is degene die het compleet en toegankelijk moet houden.

Heeft elke productvariant een eigen CPSR en PIF nodig?

Elke afzonderlijke formule heeft een eigen beoordeling nodig. Varianten die alleen verschillen op een manier die de beoordelaar als irrelevant kan aantonen, zoals bepaalde kleurtinten binnen een gedefinieerd bereik, kunnen samen worden gedekt, maar dat is het oordeel van de beoordelaar en moet worden gedocumenteerd.

In welke taal moet het PIF zijn?

De informatie moet zijn opgesteld in een taal die de bevoegde autoriteiten van de lidstaat waar het dossier wordt bewaard gemakkelijk begrijpen, dus controleer de geaccepteerde talen voor uw markt.

Belangrijkste punten

• Het CPSR is de ondertekende veiligheidsbeoordeling, het PIF is het hele productdossier en bevat het CPSR.
• U hebt beide nodig voor elk cosmetisch product dat op de EU-markt wordt gebracht.
• Geen van beide wordt naar het CPNP geüpload, maar beide moeten tien jaar na de laatste batch op verzoek beschikbaar zijn.
• Houd tests, specificaties en fabricagebewijs bij elkaar, zodat het dossier klaarligt voor een inspectie.